Как открыть кафе с нуля в 2021 году

Как гласит неумолимая статистика, 9 из 10 заведений общественного питания закрываются в первый год работы, что делает ресторанный бизнес одним из самых сложных. Наиболее частая причина закрытия — завышенные ожидания предпринимателя, особенно начинающего. Он неожиданно попадает не в сказку, а в сферу, в которой нельзя рассчитывать на сиюминутную прибыль.

Вложения в ресторанный бизнес, как правило, окупаются годами. Если вы к этому готовы и планируете открыть свое кафе, прочитайте нашу пошаговую инструкцию, в которой расписаны основные этапы запуска точки общепита с нуля.

В первую очередь нужно понять, что индустрия обязательно восстановится. На смену сдавшимся игрокам придут новички, как это было во время всех остальных кризисов. Заведение, которое показывает гибкость в плане адаптации к всевозможным ограничительным мерам, имеет больше шансов удержаться на плаву. Один из удачных примеров — гибридные форматы, например, кафе + пекарня + магазин.

При открытии кафе нужно верно расставить приоритеты и учесть все детали: от сложностей управления персоналом и разработки меню до будущего маркетинга и ведения переговоров с поставщиками. Будьте готовы на некоторое время «переехать» на работу, чтобы контролировать каждую мелочь.

Учтите, что рынок общепита стремительно развивается даже в условиях пандемии. Кто-то складывает лапки, а кто-то продолжает расти и расширяться, разрабатывать удобные мобильные приложения, предлагать еду навынос и доставку, применять новые технологии, всячески стараясь сделать жизнь клиентов легче и интереснее. Если попасть в тренды, бизнес наверняка станет успешным. Конечно, в том случае, когда вы готовы в любой момент отпустить угасающий тренд и легко подхватить новый (или даже ввести собственный). Ресторатору необходимо постоянно совершенствовать свое детище, чтобы опережать конкурентов.

Среди очевидных преимуществ открытия собственного заведения общепита нельзя не упомянуть высокую окупаемость бизнеса, постоянный спрос и возможность купить готовый бизнес по франшизе. Среди недостатков — дорогую аренду помещения, необходимость покупки оборудования, ремонта и периодического обновления интерьера, высокую конкуренцию и текучку персонала.

Во многом успех точки будет зависеть именно от ресторатора. Совмещение производства пищевых продуктов и их розничной продажи — это на редкость интересно, но и крайне трудно. На этом поприще выживет тот, кто страстно увлечен своим делом.

Концепция — это имидж заведения, а не только выбор кухни или дизайн интерьера. То есть в это понятие включено, как будет выглядеть и общаться с гостями персонал, какое впечатление будет оставаться после посещения заведения, какая атмосфера будет в нем царить.

Важно создать историю, которая будет отражаться в отделке внутреннего пространства, предметах мебели, подаче блюд, маркетинговых решениях, специальных сервисах. Главное, сделать всё это гармоничным, чтобы посетители не задумывались над тем, как мучительно вы пытались связать одно с другим, а беззаботно растворялись в комфорте.

Не забывайте о том, что в понятие «концепция» входит уровень цен, вместимость гостевого зала и даже направление кухни:

1. Уровень цен. Определитесь с начальным бюджетом, так как он влияет на остальные параметры. Уровень цен — это статус вашего заведения. Кафе в центре города с собственной парковкой, просторной террасой, уникальным интерьером и высококлассным обслуживанием предлагает соответствующее меню, цены в котором несколько выше, чем в демократичном кафе в спальном районе.
2. Вместимость гостевого зала. Стоимость обустройства заведения изнутри обойдется в приличную сумму, если ресторатор сразу замахнется на 20−30 посадочных мест. Лучше начать с небольшой цифры, а в теплое время года увеличивать посадку за счет террасы или импровизированной летней площадки.
3. Направление кухни. От него зависит внешний и внутренний облик заведения, особенности сервиса, дизайна меню и т. д. Чтобы открыть успешное кафе с нуля, выберите тот формат кухни, с которым хорошо знакомы. В ином случае осуществлять управление и контроль будет сложно.

Только в процессе разработки бизнес-плана можно понять, как устроен рынок, сколько стоит реализация конкретной идеи, какие существуют риски, какая стратегия имеет право на жизнь. Единой формы для бизнес-плана нет, но он может включать следующие разделы:

1. Анализ рынка и конкурентной среды.
2. Бизнес-модель. Как предприятие будет получать прибыль, что для этого нужно.
3. Финансовая модель. Прогнозируемые (а далее — фактические) доходы, расходы и прибыль.
4. Маркетинговая стратегия.
5. Концепция. Это основа для дальнейших решений, а не просто абстрактная идея по типу «Лучшие стейки в городе». Дайте своему заведению четкое описание, из которого будет ясно, что, где, как и кому вы собираетесь продавать.

Локация должна соответствовать концепции. У вас может быть все прекрасно, но если место под заведение выбрано неправильно, люди к вам не придут. Опирайтесь на собственные нужды. Для одних важен активный трафик и небольшой средний чек, для других — только высокий средний чек. Знайте свою целевую аудиторию и «места ее обитания».

Ловите момент, когда из-за пандемии число арендуемых площадей в ресторанной сфере значительно сократилось. Не все арендодатели были готовы войти в положение терпящих бедствие рестораторов, которые рассчитывали на отсрочку платежей, понижение ставок или даже освобождение от арендной платы на некоторое время. Сейчас у всех, кто решил открыть кафе, есть реальный шанс арендовать выгодно расположенное помещение, в котором даже не придется делать серьезный ремонт.

При выборе помещения обратите внимание на:

1. Район, проходимость, транспортная развязка.
2. Отдельное размещение или в жилом доме.
3. Этаж (лучше всего первый без крыльца).
4. Площадь, планировка (размер кухни и гостевого зала, возможность установки летней площадки).
5. Стоимость аренды.
6. Необходимое количество кВт электричества.
7. Состояние коммуникаций.
8. Соответствие пожарным и санитарным нормам.

Не ограничивайтесь просмотром объявлений на специализированных сайтах или наймом риелтора. Хотя бы несколько раз посвятите время тому, чтобы проехаться по интересующим местам города, найти баннеры с надписью «аренда», посмотреть помещения.

Найдите наиболее лояльного арендодателя, но все равно будьте внимательны при составлении и заключении договора аренды. Пропишите возможные риски (сезонность, принудительное закрытие заведений и т. п.). Пригласите юриста, который разбирается в ресторанной специфике.

Первым делом нужно зарегистрироваться как предприниматель под видом ООО или ИП. Второй вариант сразу отпадает, если вы планируете реализовать в своем заведении алкоголь. В ином случае ИП гарантирует легкое ведение учета, фиксированные налоговые ставки и вообще меньше нервотрепки. Как только определитесь с формой деятельности, встаньте на учет и получите свидетельство налогоплательщика.

Чтобы открыть кафе, подготовьте следующие документы:

1. Паспорт и ИИН.
2. Заявление, протокол учреждения ООО, устав ООО (если регистрируете ООО).
3. Квитанция об уплате государственной пошлины.
4. Лицензия на алкоголь.
5. Договор аренды или покупки помещения.
6. План эвакуации.
7. Документ об оплате уставного капитала.
8. Карточка регистрации контрольно-кассовой техники (ее получают ФНС).
9. Документы для СЭС (удостоверение о государственной регистрации, паспорт налогоплательщика, справка из БТИ, договор покупки или аренды помещения, технологический или архитектурный проект, заявление собственника, копия устава ООО, договор со службой дезинфекции и дератизации, договор на вывоз мусора, перечень реализуемой продукции, санитарные паспорта, медицинские книжки всех сотрудников).

Подготовив все документы, нужно отправить уведомление в Роспотребнадзор. Сразу после этого можно начинать работу. Через три года с начала работы ожидайте плановую проверку СЭС и пожарной службы. Но учтите, что требования закона могут периодически меняться, особенно в период пандемии.

Если вы нашли помещение, чья планировка подходит вам на 100%, может только поздравить! Но чаще всего приходится реорганизовывать рабочее пространство под себя и своих клиентов с учетом из статуса, возраста, потребностей и ожиданий.

Так как во многом привлечение и удержание посетителей зависит от атмосферы, в которой они находятся, уделите максимум внимания оформлению внутреннего пространства и подбору предметов мебели. Всё должно быть стилистически выверенным (в соответствии с концепцией), комфортным, практичным и качественным.

Что касается вывески и логотипа, то первая создает первое впечатление о заведении, а второй является лицом бренда. Исправить первое впечатление сложно, поэтому постарайтесь «выстрелить» с первого раза. Поручите разработку данных элементов опытным дизайнерам, специализирующимся на ресторанном бизнесе, а затем протестируйте их труды на фокус-группах.

Есть два варианта: купить оборудование или арендовать его. В любом случае предварительно промониторьте цены, чтобы понять, где дешевле. Не бойтесь экономить — раскрутитесь и постепенно замените каждую единицу техники на более новую и качественную. А на первых этапах можно поработать даже на б/у.

Чтобы закупить оборудование:

1. Запросите у арендодателя план БТИ и технические условия помещения.
2. Составьте список техники и инвентаря, которые вам необходимы.
3. Обратитесь в компанию, которая разработает технологический и инженерный проекты, схемы подключения и т. д.
4. Закажите оборудование, установите и протестируйте.
5. Подпишите акты приема-передачи.

Не хочется банальностей, но меню — это визитная карточка заведения, в которой отражается его концепция. Чтобы разработать меню грамотно, рестораны приглашают бренд-шефа. Если у вас небольшое кафе, достаточно в сотрудничестве с собственным шефом выстроить список блюд так, чтобы они сочетались между собой. Для чего? Чтобы гость мог «сконструировать» любой набор блюд по своему вкусу и кошельку. Подача тоже должна быть в едином стиле.

Если кафе продает алкоголь, нужно уделить внимание меню бара, рецептуре коктейлей и ассортименту. Себестоимость алкоголя имеет огромное значение, так как вы должны понимать, сколько сможете заработать с его реализации. Учтите, что алкогольные позиции особой маржинальностью не отличаются. Их основная задача — «заставить» гостей заказать к вину закуски, салаты или десерты.

Качественные блюда делают из качественных продуктов. Не ищите поставщиков, которые пообещают продавать вам самые дешевые продукты. Предпочтите им порядочных местных фермеров в соответствии с последними тенденциями, связанными с ограничениями на поставки из-за границы, а затем и с повсеместным локдауном.

Выберете ли вы фермера, локальную компанию или крупного поставщика, в любом случае у вас должны быть документы, которые подтверждают соответствие продуктов стандартам. Перечень требований и документов разный для каждого продукта. Периодически сравнивайте цены у разных поставщиков, ищите выгоду для себя.

Закупка алкоголя производится через систему ЕГАИС с электронными накладными. На каждой бутылке есть QR-марки. При приеме нужно отсканировать их через программу складского учета.

Вы формируете команду, с которой можно отправиться в «плавание». Составьте список необходимого персонала и продумайте конкретные требования к кандидатам. Опубликуйте вакансии в социальных сетях и на специализированных сайтах. Определитесь с вопросами для собеседования.

Если вы открываете кафе с кухней конкретного направления, задействуйте шеф-повара с самого начала. Он должен участвовать не только в создании меню и составлении технологических карт, но и в выборе оборудования.

Попробуем примерно рассчитать затраты на зарплату для маленького кафе на шесть посадочных мест. Шеф-повар (если он будет работать у вас постоянно, а не только на первых этапах) запросит не менее 48 000 рублей, простой повар — около 32 000, администратор — 30 000, официант — 24 000, кухонный разнорабочий (посудомойщик/уборщик) — 19 тысяч. Итого: 153 000 рублей.

После того, как команда будет сформирована, появится еще одна задача — контролировать ее на постоянной основе. Нужно следить за тем, как персонал справляется со своей работой, вежливы ли официанты с гостями, не подворовывает ли кто-то из работников, пользуясь служебным положением (за воровство нужно сразу увольнять). Если не хотите вводить дестабилизирующую систему штрафов, введите систему поощрений за «благие дела» (честную и качественную работу), проверяйте персонал по камерам, приглашайте тайных, скандальных и тихих покупателей, устраивайте независимый аудит.

Будет ли бизнес прибыльным, во многом зависит от обслуживания, поэтому удаляйте тех, кто вас не устраивает и не желает меняться. С вами должны остаться те, кто готов пройти огонь, воду и медные трубы, то есть люди, с которыми можно и в разведку, и в бой. Заслуживают ли они конкурентной зарплаты и комфортных условий труда? Безусловно!

Маркетинговая кампания — это то, что должно быть продумано задолго до запуска бизнеса. Основой такой кампании является знание своей целевой аудитории. Вы можете заранее через социальные сети найти ее и рассказать, что собираетесь открыть кафе. Отличный ход — показывать, как идут ремонтные работы, как дизайнеры обставляют помещение, шеф-повар трудится над меню, приобретаются предметы декора, посуда, а затем и свежие продукты у поставщиков. Этим вы вовлечете потенциальных клиентов в текущие процессы, сделаете их частью мероприятий, результаты которых они придут оценить лично в день открытия.

Маркетинговая кампания включает в себя:

1. Брендинг и визуальную коммуникацию.
2. Локальный маркетинг (фасад, вывеска, штендер, флаеры и т. д.).
3. Digital-маркетинг (сайт, контекстная реклама, гео-сервисы, карты, отзовики, смс-рассылки, мобильное приложение, чат-боты).
4. SMM (социальные сети, таргетированная реклама, сотрудничество с блогерами и т. д.).
5. Программа лояльности, специальные предложения, акции.

Пробуйте разные инструменты, чтобы понять, какие из них получают наибольший отклик. Сначала будет сложно набрать постоянную аудиторию, но затем она начнет работать на вас. Чем больше у заведения верной клиентуры, тем стабильнее бизнес.

Заведение любого типа имеет фиксированные статьи расходов, которые можно просчитать заранее и сложить с затратами на открытие, чтобы получить представление о необходимых вложениях.

К основным расходам относятся:

1. Покупка или аренда помещения.
2. Маркетинговая кампания.
3. Закупка продуктов.
4. Зарплатный фонд.
5. Административные расходы.

Ежемесячно кафе будет нести операционные и административные «потери» в размере, продиктованном оборотом. Несмотря на то, что операционные расходы не слишком заметны в ежемесячных отчетах, они все же оказывают влияние на финансовые результаты. Поэтому для правильного планирования бюджета следует учитывать, например, ежемесячные затраты на такси, покупку расходников, упаковки, хозяйственных товаров, услуги связи и интернет, ремонт и обслуживание оборудования.

Административные расходы — это всё, что связано с бухгалтерией, налогами и т. д. Планировать их проще, так как практически все суммы платежей не меняются из месяца в месяц.

Точной суммы затрат на открытие кафе не существует, так как стартовый капитал и амбиции у всех разные. Первым делом подсчитайте расходы на помещение, оформление документов, ремонт и оборудование, зарплату и базовые закупки продуктов. Чтобы в 2021 году открыть небольшое кафе на шесть посадочных мест, понадобится не менее миллиона рублей. Конечная сумма будет зависеть от локации, размера, концепции и бизнес-модели, а также от того, насколько хорошо вы умеете экономить.

Так как в любом случае в идею придется вкладывать деньги — и немалые — перед тем, как открывать собственное кафе, не поленитесь провести тщательное исследование. Вам необходимо понять:

1. С кем вы будете конкурировать?
2. В каком ценовом сегменте?
3. Среди какой целевой аудитории?
4. В каком районе расположены заведения конкурентов?

На основе ответов на эти вопросы вы будете выбирать локацию, определяться с желаемым средним чеком и составлять портреты типичных гостей.

Обязательно загляните к конкурентам лично, чтобы оценить дизайн внутренних помещений заведений, состав меню, качество обслуживания, подачу блюд и их вкус. Присмотритесь к фишкам, учтите чужой опыт, преимущества и недостатки. Понаблюдайте за посетителями. Сколько им лет? Приходят одни, с коллегами, друзьями, семьей и детьми? В какое время дня? За что они готовы платить? Чем интересуются?

Изучите иностранный опыт последних двух лет. Зарубежная ресторанная индустрия развивается гораздо быстрее нашей — все тренды приходят оттуда. Попробуйте адаптировать под наши реалии какой-нибудь из них.

И не забывайте о социальных сетях. Каждое кафе сегодня имеет страницы в Instsgram, а то и аккаунты в Tik Tok. Общайтесь с подписчиками, реагируйте на каждый комментарий, отзыв, отметку. Читайте, что пишут на страницах конкурентов. Это живые люди, которые могут указать на ошибки, помочь исправить их и стать популярнее.