Как организовать работу бара

Управлять любым ресторанным бизнесом, в том числе баром, непросто. Для достижения успеха нужно объединить традиции с опытом маркетологов, философию обслуживания — с концепцией формирования клиентской базы. А ещё необходимо найти идеальную локацию и надёжных поставщиков, создать оригинальный интерьер и нанять сотрудников. Кстати, это только половина дела. Конкурентная борьба заставляет владельцев баров преодолевать трудности на ежедневной основе, но это норма. Если есть цель, то средства найдутся. Следуя нижеизложенным рекомендациям, вы сможете организовать эффективную работу своего заведения и увеличить доход.

Под эффективной работой заведения общественного питания в первую очередь понимают стабильную прибыль. Чтобы бар был прибыльным, нужно следовать четырём принципам:

1. Расходы заведения соответствуют доходам.
2. Предложение соответствует спросу на 100%.
3. Работает операционное бюджетирование.
4. Производственные процессы налажены и обеспечивают стабильность предприятия.

Управление баром во многом построено на правильном вложении полученной выручки. Большинство заведений:

• закупает больше, чем реализует;
• платит персоналу больше, чем он зарабатывает по факту;
• не может трансформировать расходы в инвестиции;
• мотивирует сотрудников тем, в чём они не нуждаются.

Современные системы управления помогают исправить эти ошибки. Важно добиться того, чтобы заказы зависели от продаж продукции, а оплата труда персонала стала сдельной. Необходимо аргументировать приобретение каждой единицы оборудования, инвентаря и посуды, экономически обосновывать каждую маркетинговую акцию, составлять детальный маркетинг-план. Что касается мотивации персонала, то наиболее эффективным считается несистемный подход, учитывающий индивидуальные потребности сотрудников.

Легче и правильнее всего предвосхитить высокий спрос, то есть подобрать локацию и концепцию заведения под целевую аудиторию с её конкретными пожеланиями и требованиями. Но чаще случается, что бар уже работает и не приносит ожидаемой прибыли. В этом случае нужно создать спрос, проанализировав месторасположение, конкурентную среду, систему взглядов, гостевой поток, меню и т. д. Анализ должен дать понимание о том, чего именно не хватает бару с точки зрения оптимального предложения.

Под бюджетированием нельзя понимать финансовые отчёты, которые составляются один раз в месяц. Для контроля успешности заведения этого недостаточно. Получая отчёт по итогам месяца, владелец заведения общественного питания не может в нём изменить ничего. Бюджетирование — это фиксирование фактических расходов на ежедневной основе. При этом полученные данные нужно постоянно сравнивать с плановыми показателями на текущий месяц. Такое бюджетирование способствует эффективной организации работы любого заведения общепита.

Существует множество технологий приготовления блюд и напитков — среди них нет правильных и неправильных, так как это зависит от вкусовых предпочтений. Разумеется, речь идёт о вкусовых предпочтениях гостей заведения. Другое дело, когда производственные технологии разрабатываются без учёта существующих условий труда. Сотрудники мгновенно реагируют на это задержками в приготовлении, большими списаниями и стоп-листами, что отражается на настроении гостей. Поэтому так важно, чтобы:

1. Меню составлялось с учётом габаритов и оборудования кухни и бара. Если возникают проблемы, то дело не в площади помещения, а в слишком разнообразном ассортименте или конфликте между технологией приготовления и имеющимся оборудованием.
2. Каждый цех организовывался по принципу вытянутой руки. Если повара могут выполнять свои обязанности, не покидая своих рабочих мест, скорость и продуктивность их работы увеличиваются в разы.
3. Кухня и бар были оборудованы достаточным количеством качественного профессионального инвентаря. Только так можно добиться стабильно высокой скорости и качества приготовления блюд и напитков. Персонал не должен искать свободные ножи, шейкеры или сковороды

Каждый владелец бара может организовать работу своего заведения самостоятельно. Для этого понадобится время, запас терпения и материальные средства, чтобы оплачивать собственные ошибки. Каждая допущенная ошибка — это плюс к опыту, а опыт — главная ценность ресторатора.

Ресторанный бизнес не будет успешным без чётко отлаженных процессов. Чтобы организовать работу бара, необходимо обозначить миссию каждого сотрудника, что особенно важно для системной работы заведения. При этом управляющий баром должен иметь опыт, управленческие навыки и способность организовать работу всего персонала. Именно от построения и эффективности выполнения задач сотрудниками зависит, как будет строиться работа заведения.

Обозначим основные задачи, требующие внимания управляющего:

Складской учёт. В большинстве баров управляющий самостоятельно распоряжается запасами, проводит инвентаризацию, взаимодействует с поставщиками, ведёт учёт реализованной продукции. Кроме того, этот сотрудник несёт ответственность за склад и его содержимое, наличие всех ингредиентов. Перед тем, как ввести в меню новый напиток, необходимо проработать его, имея под рукой все составляющие. Проработкой может заниматься управляющий вместе с бартендером или только бартендер, предоставляя готовый продукт на утверждение руководству. Таким же образом может производиться списание товаров.

Финансы. Управляющий и бухгалтер должны обучить персонал работе с кассовыми аппаратами и прочим оборудованием. Что касается ведения учёта, во многих барах эта обязанность ложится на плечи бухгалтера, но в некоторых случаях смену закрывает управляющий.

Маркетинг. Методы продвижения и маркетинговые идеи зависят от концепции и материальных возможностей бара. Для начала можно пользоваться исключительно возможностями социальных сетей, которых вполне достаточно для того, чтобы рассказать о заведении и его преимуществах. Эту обязанность может взять на себя управляющий или сотрудник, имеющий талант к созданию привлекательных постов, фотографий и видеороликов.

Когда бар начнёт становиться на ноги и зарабатывать столько, чтобы позволить себе услуги маркетолога, можно заняться продвижением бренда. При наличии хорошего рекламного бюджета можно подключить дополнительные каналы, включая радио, баннеры и т. д.

Персонал. Управляющий контролирует деятельность сотрудников, занимается их обучением, улучшением условий труда, даёт мотивацию, чтобы персонал искренне хотел не только трудиться в конкретном заведении, но и приносить ему доход. Сотрудники бара — это его лицо и душа. От того, как они себя чувствуют, выполняя ежедневные обязанности, зависит прозрачность и слаженность работы.

Административно-техническая работа. Как и в любом другом заведении общественного питания, в баре должен быть график ежедневных и генеральных уборок, а также строгий учёт этой работы. Уборка должна проводиться в соответствии с инструкцией, в которой прописываются площади, поверхности и оборудование, подлежащие обработке.

Перед началом смены сотрудники должны проверить все технические средства на исправность. Если функционал какого-либо оборудования нарушен, о проблеме необходимо доложить менеджеру смены или управляющему. Руководству следует вызвать мастера, который оперативно настроит или заменит аппарат.

Чтобы гости возвращались в бар, нужно создать для целевой аудитории правильную атмосферу. Одного креатива здесь будет мало, так как заведение общепита должно представлять собой отлаженный механизм. Ресторанный бизнес требует максимальной отдачи, наличия у руководства организационных навыков, а у персонала — согласованности.

Важно понять, насколько эффективно налажены процессы в заведении. Есть ключевые точки контроля: финансы, производство, персонал, маркетинг и административно-техническая работа. Для каждой точки контроля есть свой чек-лист. Если на большую часть вопросов можно ответить утвердительно, у заведения всё в порядке. Но не забывайте: всегда есть, куда расти.

Финансы

1. Себестоимость продукции укладывается в запланированные целевые показатели.
2. Размер списания не превышает целевые показатели.
3. Бар контролирует размер среднего чека, количество гостей, продажи закусок и т. д.
4. Каждая строчка барной карты является осознанным выбором. В карте нет позиций, навязанных поставщиками.
5. Бар регулярно проводит анализ продаж напитков по категориям (крепкий алкоголь, вино, коктейли, безалкогольные напитки). На основании полученных данных внедряются новинки в меню, запускаются маркетинговые акции.

Производство

1. Заказ для бара формирует компетентный сотрудник или несколько сотрудников.
2. Заказ формируется не по принципу «авось пригодится», а на основании товарных остатков.
3. Количество заказываемой продукции не приводит к перезатарке склада или стоп-листу.
4. Сформированный заказ в обязательном порядке подтверждается руководством.
5. На складе нет замороженных в товаре денег. Есть ровно то количество запасов, которого хватит на определенное количество времени (например, на 2−3 недели).
6. Продукция от поставщиков принимается по накладным. Проверяется соответствие заявке, сроки годности, акцизные марки, качество.
7. Накладные с подписью ответственного сотрудника хранятся в бухгалтерии.
8. Накладные вводятся в систему в течение 1−2 дней, что даёт реальную картину взаиморасчётов с поставщиками.
9. Имеющиеся документы с утверждёнными ценами поставщиков можно в любой момент сверить с накладными.
10. Поступивший на предприятие товар переносится из зоны приёмки на места хранения в течение нескольких минут. Для каждого вида продукции есть своё четко определённое место хранения.
11. Строго соблюдаются сроки и условия хранения товара.
12. Товар списывается в соответствии с утверждённым алгоритмом.
13. Инвентаризация проводится не реже одного раза в неделю по всем правилам, а не «на глаз».
14. Все ошибки и расхождения, выявленные во время инвентаризации, имеют обоснования и исправляются за несколько дней.
15. Заготовки производятся на основании рассчитанных норм. Каждая заготовка имеет свои утверждённые сроки и условия хранения.
16. Вся продукция бара промаркирована.
17. В распоряжении барменов имеются регулярно обновляющиеся, понятные рецептурные книги, соответствующие техкартам.

Персонал

1. У руководства заведения есть чёткое обоснование тому, сколько барменов должно быть в штате.
2. В заведении имеется сотрудник, который может провести собеседование с кандидатами на имеющуюся вакансию. Разработан профиль кандидата, есть анкеты и вопросы для оценки профессиональных качеств.
3. Разработан план стажировки и методы контроля обучения новых сотрудников.
4. Для персонала разработана система мотивации и поощрения.
5. Уровень зарплаты не ниже среднего по рынку.
6. Персонал присутствует и живо участвует в каждом собрании смены. Сотрудники знакомы с целями по продажам, задачами и проблемами заведения.

​Маркетинг

1. У заведения есть стратегия продвижения на ближайший год.
2. Бар знает свою целевую аудиторию и работает на её привлечение.
3. Заведение знает свой продукт. При обновлении меню ставятся конкретные задачи по перечню позиций, вкусам и ценам.
4. Календарь маркетинговых мероприятий прорабатывается заранее.
5. Акции внедряются после предварительного расчёта их экономической целесообразности.

​
Административно-техническая работа

Ведение документации, обеспечение чистоты помещений, соблюдение санитарных норм, контроль открытия и закрытия заведения, поддержание исправной работы оборудования — это далеко не всё, за чем должно следить руководство бара, чтобы обеспечивать его бесперебойную деятельность. Профилактика поломок техники, контроль выполнения обязанностей барменов, надлежащее выполнение всех инструкций — это задачи управляющего. Важно научиться планировать заранее и следовать плану, системно организовывать процессы, регулярно проверять ключевые точки и стимулировать команду.

Эти идеи направлены на то, чтобы бар начал больше зарабатывать. Само по себе существование хорошего заведения не обеспечивает стабильного прироста гостей — для этого необходимо «продавать» бар должным образом. А грамотная организация бизнес-процессов способствует достижению поставленных задач. Но обо всём по порядку.

№ 1. Правильное формирование и управление запасами. Постоянные, хорошо укомплектованные поставки товара — важная составляющая прибыльного барного бизнеса. Недостаток ингредиентов для закусок, нехватка алкоголя или миксеров может привести к снижению продаж, особенно если что-то закончится в часы пик. Ещё страшнее то, что подобные инциденты могут навредить репутации заведения.

Чтобы предотвратить дефицит, необходимо построить и поддерживать систему управления запасами. Хорошая программа для отслеживания и учёта запасов на складе всегда подскажет, какая продукция и в каком количестве имеется в распоряжении бара.

№ 2. Активность в социальных сетях. Самый простой способ увеличить охват потенциальных клиентов. Скорее всего, у каждого из них есть смартфон и аккаунт в какой-либо из популярных социальных сетей. Почему бы не воспользоваться этим? Соцсети — доступный, персонализированный, точечный метод связи с подписчиками. С их помощью можно достучаться до целевой аудитории посредством собственных лояльных гостей.

Вариантов очень много. Среди них — создание приглашений на мероприятия (встречи) во Вконтакте. Для каждого ивента нужно создавать отдельное мероприятие, организатором которого должен выступать бар. Это могут быть мастер-классы по приготовлению коктейлей, вечеринки с живой музыкой, квизы и т. д. Отлично работают приглашения для всех подписчиков, но ещё лучше — платная реклама.

Современному бару не обойтись без специальных акций и конкурсов. Они должны быть регулярными, оригинальными и максимально привлекательными. В конкурсах рекомендуется разыгрывать нечто связанное с концепцией бара и действительно стоящее, например, возможность приготовить коктейль под руководством шеф-бармена, временно присвоить любимому коктейлю своё имя, устроить в баре праздник для друзей с бесплатными напитками и т. д.

Отдельного внимания стоят фотоконкурсы, которые можно проводить еженедельно. Главное — чётко прописать правила, чтобы не было проблем с выявлением победителя. Обязательными условиями участия должны быть отметки, хэштег бара и репост публикации о конкурсе. А в качестве приза — скидки и бонусы

В социальных сетях максимально удобно объявлять о предстоящих турнирах по шашкам, нардам, настольному футболу, играм «Мафия» или «Камень, ножницы, бумага». Повысить вовлечённость потенциальных гостей помогут ссылки на онлайн-регистрацию, благодаря которым люди видят, что их гости собираются посетить мероприятие. А если закрепить взаимоотношения с локальными пабликами небольшой платой, они будут упоминать бар в списке лучших заведений города.

Бар должен быть зарегистрирован в популярных интернет-каталогах, 2ГИС, Google Maps, Яндекс.Карты. А когда возможности социальных сетей для продвижения бара покажутся недостаточными, самое время создать собственный веб-сайт с функциями заказа еды с доставкой и бронирования мест.

№ 3. Счастливые часы. Это возможность привлечь в бар людей в незагруженное время. Отличный вариант для заведений, которые не работают по ночам или имеют один-два выходных дня в неделю. Свой счастливый час или часы нужно правильно спланировать, чтобы получить действительно хорошие результаты.

Для увеличения продаж, получения прибыли и мотивации гостей к возвращению в бар нужно продвигать специальные цены на напитки. Если есть возможность, к напиткам можно добавить закуски — бесплатные или за полцены. Например, это может быть тандем пива по специальной цене и бесплатной порции арахиса или бокал вина за полцены во время ужина. Поэтому нужно точно знать, какой тип посетителей выбирает конкретный бар, какие у них вкусы и пожелания.

№ 4. Фирменные коктейли. Для клиента, который ходит в бар за коктейлями, решающим фактором при выборе заведения будет хорошо приготовленный напиток. Первая ступень на пути к приготовлению авторского коктейля — найм профессиональных барменов, которые великолепно знают своё дело. Вторая ступень — применение качественных ингредиентов, а третья — креатив. Гости должны возвращаться за добавкой и заказывать к напиткам закуски и блюда.

№ 5. Новые тренды в меню. Если постоянно придерживаться старых формул, можно остановиться в развитии. Современный бар должен предлагать гостям проверенные временем рецепты напитков и блюд, но для увеличения дохода и внесения в меню элемента азарта нужны новинки.

Принимая решение обновить барную карту и меню, важно учитывать актуальные тенденции и популярные вкусы. В большинстве случаев один и тот же напиток можно «донастроить» в соответствии с концепцией конкретного заведения.

№ 6. Творческая подача. Гостям баров нравятся уникальные, вкусные и весёлые напитки. Для увеличения продаж можно разрабатывать необычные способы подачи со специальными украшениями, необычными кубиками льда, сахарной ватой и жидким азотом.

Управлять баром столь же сложно, как и любым другим заведением общественного питания, но на помощь приходит искренняя любовь к своему бизнесу и стремление сделать его успешным. Если уделять достойное внимание всем аспектам деятельности, разумно внедрять новинки и проявлять ответственность, бар станет популярным и рентабельным.