8 ежедневных задач успешного администратора кафе

Чем приятнее вам находиться в конкретном кафе, тем лучше работает его администратор. Сложность его профессии состоит в необходимости справляться с целым комплексом задач: от найма персонала до решения конфликтных ситуаций.

Должность администратора может занять специалист с навыками руководителя, но без опыта работы в заведениях общественного питания. Хотя чаще всего администраторами становятся бывшие повара, бармены и официанты – те, кто знает, как кафе функционирует «изнутри», и имеет организаторские способности. Что именно администратор должен делать каждый день, чтобы и он сам, и подшефное ему заведение были успешными?

Первая. Прийти на работу за час до открытия кафе. Нужно убедиться в том, что всё в полном порядке: в залах и на кухне чисто, униформа официантов соответствует стандарту и т. д. Ответственный администратор — пример для персонала. От такого начальника не скроешься, не утаишь свое опоздание и не увильнешь от его заданий.

Вторая. Сформировать и тщательно изучить отчеты за прошлую смену. Проверке подлежит касса, отмены по счетам, проведенные скидки, средний чек, продажа акций и спецпредложений, списания. Подробный анализ дает представление об эффективности сотрудников и всего заведения в целом.

Третья. Провести короткую планерку. Крайне важно получить обратную связь, подвести итоги прошедшей смены, озвучить ключевые цифры, разобрать сложившиеся ситуации, похвалить/пожурить, поставить цели, дать персоналу мотивацию.

Четвертая. Проверить социальные сети. Посты с актуальной информацией должны публиковаться в соответствии с контент-планом. Особое внимание следует уделить комментариям, отзывам и отметкам. Правильно реагировать нужно и на позитив, и на негатив.

Пятая. Согласовать закупки. Проще всего это дается администраторам заведений, в которых уже установлена система автоматизации. Программа дает возможность постоянно контролировать склад и минимизировать издержки.

Шестая. Заглянуть в журнал бронирования. Так как за конечный результат отвечает именно администратор, ему следует знать:

• на какую дату и время запланировано грядущее мероприятие;
• кто является организатором;
• сколько гостей ожидается;
• каким будет меню и т. д.

Седьмая. Проследить за работой кухни, зала и бара. Проверять нужно всех и всегда. Вовремя ли выдаются блюда, соответствует ли их вес указанному в меню. Сколько столов открыто в программе и по факту. Правильно ли закрыты счета. Соблюдаются ли стандарты обслуживания. Все нарушения фиксируются и обсуждаются на планерке или с глазу на глаз, а похвалить сотрудника можно и в процессе работы.

Восьмая. Пообщаться с гостями. Ошибочно мнение, что администратор кафе является «бойцом невидимого фронта». Он всегда на виду, демонстрируя дружелюбие и время от времени выполняя обязанности своих подчиненных. Хороший специалист умеет и заказ принять, и организовать виртуозную подачу блюда, и коктейль за барной стойкой приготовить. Зачем ему это? Чтобы подбодрить персонал и стать ближе к гостям, от которых можно узнать много интересного. Например, о вкусе еды или работе персонала.

На выполнение всех этих задач у администратора уйдет не более двух-трех часов, поэтому времени на нечто более глобальное хватит с лихвой. Можно успеть провести инвентаризацию, проверить технологические карты, пообщаться с поставщиками и составить стратегический план развития заведения на ближайший год.