База знаний Restoplace

Как оптимизировать работу ресторана в кризис

Кризис в ресторане

Ресторанная индустрия, которая ощутимо пострадала во время пандемии, столкнулась с новым вызовом. Очередной кризис ударяет по отрасли с двух сторон: снижается поток гостей, дорожает или вовсе исчезает сырьё. В такой ситуации на первый план выходит задача сохранить бизнес, а не умножить прибыль. Работу ресторана нужно грамотно оптимизировать, чтобы использование всех ресурсов было максимально эффективным.

Сервис бронирования столов
для сайтов и соцсетей ресторанов и кафе
Онлайн приём броней, депозиты, статистика, база гостей, банкеты. Настраивается за 15 минут, работает в облаке

Какие сложности у ресторанов сегодня

В любой кризис у потребителей есть выбор между тремя основными стратегиями: перестать приобретать товары и пользоваться услугами, частично сократить расходы или сделать паузу. Для бизнеса это в любом случае чревато уменьшением выручки. При этом общепит всегда переживает кризисные ситуации сложнее, чем другие сферы. Потому что, например, на складе продуктового магазина невостребованные консервы и крупы могут ждать восстановления спроса сколько угодно времени. Но если ресторан закупил мясо и рыбу, сыр и яйца, овощи и фрукты — их нужно использовать как можно быстрее. Если гостей в заведении мало, от части продуктов после истечения срока годности придётся избавиться. Это деньги, которые не принесли прибыль, то есть были потрачены впустую.
НА ЗАМЕТКУ: Доля Росси в мировом рынке HORECA — всего 1,4%. Но большинство трендов находят своё отражение в конъюнктуре внутреннего рынка.
Если владелец ресторана не сможет своевременно переориентироваться, скорее всего, заведение ждёт финансовая яма, когда нет денег на следующую закупку, зарплаты и рекламную акцию. Но ресторанная отрасль работает в условиях непрерывного кризиса уже несколько лет, поэтому многие рестораторы обрели навыки кризис-менеджеров, способных принимать множество быстрых и успешных решений: от оптимизации костов до смены поставщиков и запуска уникальных концепций.
НА ЗАМЕТКУ: Сегодняшний кризис отличается от предыдущих тем, что к сокращению количества посетителей добавился разрыв логистических цепочек из-за санкций.
Трудности, с которыми сталкиваются рестораторы сегодня, можно перечислять долго. Отметим только самое важное. В условиях кризиса приходится:

  1. Подстраиваться под снижение доходов населения.
  2. Сдерживать цены на блюда при росте стоимости продуктов, комплектующих, оборудования, хозтоваров и арендных ставок.
  3. Сохранять действующий и привлекать новый персонал в условиях высокой конкуренции на рынке труда и снижения престижа профессии.
  4. Сохранять лояльность клиентов во всех каналах продаж.
  5. Выдерживать конкуренцию с крупными сетевыми игроками, которые обладают большой рыночной силой, широкой инфраструктурой, длинными контрактами с арендодателями и поставщиками.
  6. Вносить изменения в меню, восстанавливать логистические цепочки, пересматривать поставщиков.
  7. Оптимизировать процессы, снижать издержки, сокращать маржинальность.
  8. Создавать правильную, позитивную атмосферу вне зависимости от происходящего.
  9. Быть гибкими, принимать правильные и своевременные решения.
  10. Предлагать гостям простые и понятные концепции, отвечающие их потребностям.

Если не случится новых экономических потрясений, рынок постепенно стабилизируется — каждое заведение определится со своим основным продуктом, урегулирует косты, оптимизирует работу персонала, подстроится к новой реальности и выйдет на рентабельность.
НА ЗАМЕТКУ: После кризиса, вызванного пандемией COVID-19, потребители стали больше внимания уделять своему здоровью и активно интересоваться составом и калорийностью блюд.
Главный вызов для любого ресторатора — подтвердить успешность своей бизнес-модели. Она должна быть эффективной с точки зрения импортозамещения, политики сдерживания цен на маркерные позиции, логистики и т. д. Одни будут экономить и сокращать издержки, другие — уделять больше внимания психологии отношений в команде, внутренней работе с персоналом, эмоциональному маркетингу, третьи — делать акцент на заботе о гостях. Поход в ресторан — реальное средство против стресса, возможность выработки гормонов радости. Вкусная еда и дружелюбный сервис помогают посетителям обрести спокойствие и уверенность.
Очередь в ресторан
НА ЗАМЕТКУ: Самыми «живучими» в кризис оказываются заведения с простыми и понятными концепциями, демократичным форматом, удачной локацией.
Городские жители, привыкшие к обедам и ужинам, перекусам и чашечке кофе вне дома, не готовы отказываться от посещения заведений общепита. На этом фоне драйверами отрасли остаются наиболее доступные сегменты, так как потребители пересматривают свои расходы. Часть гостей переместилась из среднего сегмента в фастфуды, топовые рестораны удерживают клиентов небольшими сетами и снижением цен на определённые блюда. Есть рестораны, которые продолжают инвестировать в рост, но есть и те, кто закрывает свои точки — это обычный процесс, который происходит даже в условиях роста отрасли. Закрытия случаются из-за неверно выбранной концепции или локации, недоговорённостей с арендодателями, низкой квалификации сотрудников и т. д.

Последствия недавних кризисов будут ощущаться ещё долгое время. Новые реалии диктуют свои тенденции, которые нельзя игнорировать, если хочется работать дальше, расти, развиваться и получать прибыль. Среди последних трендов:

  1. Локальные и фермерские продукты. Под давлением санкций внимание к продукции от местных производителей неуклонно растёт. Импортозамещение масштабируется, касаясь уже не только мясной гастрономии и сыров, но и морепродуктов, рыбы, зелени, бакалеи.
  2. Акцент на качество. Кризисы отрицательно отразились на доходах населения. Люди стали реже посещать рестораны, но средний чек практически не изменился. Поэтому при выборе заведения клиенты предпочитают то, что может гарантировать качественный продукт. Особую важность приобретает простота исполнения и понятный вкус.
  3. Итальянская, грузинская, азиатская кухни. Кухни Италии и Грузии основаны на качественных, простых, правильно приготовленных ингредиентах. Обе страны имеют свою культуру еды, особую любовь к приготовлению пищи, уютной атмосфере, гостеприимству, семейным традициям. Российскому потребителю это близко и понятно. Прослеживается и азиатский тренд — в привычные блюда добавляются азиатские вкусы и нотки, обретает популярность comfort-food с азиатскими акцентами.
  4. Крафтовое пиво. Пивные бары стали менее актуальны из-за недоступности большой линейки импортного пива. Но это временно, так как в России устойчивая культура потребления этого напитка и много крафтового пива.
  5. Экологическая и социальная ответственность. Вопрос негативного влияния множества предприятий на экологию стоит как никогда остро, что остаётся заметным даже на фоне текущих кризисов. Рестораны, как и представители других отраслей, ищут новые пути решения этой проблемы. Важно осознавать то, как бизнес влияет на окружающий мир и стараться компенсировать негативные последствия. Этот посыл нужно доносить до персонала, партнёров и гостей.

В ближайшем будущем ресторанную индустрию ждёт бурное развитие. С рынка уйдут слабые игроки, их заменят новые — более сильные. Рестораны, кафе и бары будут всегда, как и кризисные ситуации. Необходимо научиться переживать взлёты и падения, быстро адаптироваться к возникающим ситуациям, держать марку, быть проактивными и гибкими. Успешными будут те, кто продолжит работу в любых обстоятельствах.

Методы оптимизации в общепите

Факт в том, что общепит, туризм и другие отрасли сферы услуг всегда страдают от кризисов самыми первыми, но и выходят из них тоже одними из первых. Стратегия выживания ресторанов во многом зависит от вовремя предпринятых руководством действий.

Один из важных шагов – незаметное для гостей уменьшение затрат. Дело в том, что клиенты остро чувствуют, когда заведение начинает на них экономить, заменяя дорогие салфетки дешёвыми или уменьшая количество официантов в смене. Посетители от таких мер не в восторге, так как они продолжают оплачивать качество и сервис из своего кармана. Не стоит загонять себя в ловушку, в которой с трудом сохранившиеся гости отказываются от посещений, потому что не хотят, чтобы общие затраты сокращали за их счёт.

Если клиентов стало меньше, на них экономить нельзя. Лучше оптимизировать те ресурсы, которые для посетителей незаметны:

Бизнес-модель. Один из действенных методов оптимизации – проведение ревизии бизнес-модели, то есть анализ сильных и слабых сторон заведения общественного питания. При анализе нужно учитывать не только субъективное мнение топ-менеджмента и сотрудников, но и реальные цифры, в том числе выручку за последние периоды, прибыль, себестоимость продаж и всех потерь, зарплату, прочие операционные траты. Дольше всех на рынке держатся компании, которые хорошо умеют считать.

Штат сотрудников. Это сложная и болезненная мера, но иногда приходится увольнять персонал во имя выживания бизнеса. Расстаться можно с теми, чья работа мало влияет на благополучие заведения. Например, с сотрудниками на дублирующих должностях.

Рынок ресторанных компаний сегодня разделился на две части:

  1. Первая часть представлена рестораторами, управляющими и менеджерами, которые честно и открыто говорят со своими сотрудниками обо всём, что происходит, обсуждают антикризисные действия и внедряют их. Именно в таких компаниях руководство показывает пример достойного поведения, сокращая в первую очередь собственные зарплаты. Скорее всего, эти заведения восстановятся быстрее всех и станут новыми лидерами ресторанной отрасли.
  2. Вторая часть – это те, кто не выполняет обязательства перед сотрудниками, партнёрами, поставщиками. Владельцы и руководство заведений занимает позицию «мы знаем, как надо действовать, и не намерены обсуждать свои действия с кем-либо».

Зарплатный фонд. Всё пройдёт практически безболезненно, если поговорить с сотрудниками открыто, объяснить ситуацию и предложить найти решение вместе. Возможно, персонал согласится на временное сокращение премиальной части зарплаты или уменьшение количества смен для сохранения рабочих мест.

Официанты и бармены, как правило, получают минимальную зарплату по рынку в качестве фиксированной за время, проведённое в ресторане. Основа их заработной платы – это процент от личных продаж. Но наибольшая часть зарплаты в заведениях общественного питания – фиксированная. Это ставки, на которые практически не влияет выручка. Нужно учитывать, что кризис снижает ставки по рынку и привязывает зарплаты к результатам труда. Поэтому есть смысл минимизировать все функции, от которых в данный момент не зависит выживание ресторана. Следует провести ревизию должностей и обязанностей, задав себе очевидные вопросы: нужен ли в данный момент тщательный производственный учёт, может ли шеф-повар расширить свои профессиональные компетенции (например, обучение поваров, заказ и приёмка товара, заготовка полуфабрикатов), есть ли возможность перейти к принципу оплаты полученных результатов, а не проведённого на работе времени?

Арендная плата. Нормальному адекватному арендодателю выгодно сотрудничать с арендатором, который платит стабильно. Если есть возможность договориться о временном уменьшении стоимости аренды, арендных каникулах или переводе аренды в процент от выручки, стесняться не надо. Важно донести до собственника, что постоянный доход лучше нескольких месяцев простоя. Арендодатели – это тоже коммерческие организации, на которых тоже давит кризис. Поэтому пересмотр условий аренды – исключительно вопрос переговоров

Полная посадка в ресторане
НА ЗАМЕТКУ: Аренда в Москве считается одной из самых высоких в мире. В структуре затрат любого ресторана она составляет от 15% и выше (в Нью-Йорке этот показатель равен 8%).
Меню и закупки. Себестоимость занимает первое место в структуре затрат заведения общественного питания. Сейчас необходимо проанализировать меню, закупки, товарные остатки, систему заготовок и полуфабрикатов, все производственные потери. Нужно обратить внимание на себестоимость блюд и постараться увеличить их маржинальность путём сокращения некоторых ингредиентов или отказа от экзотического оформления.

Отличный способ привести мысли в порядок — составить «дерево меню». В нём нужно сгруппировать продажи по категориям (горячие блюда, салаты и закуски, супы, гарниры и десерты, безалкогольные напитки, алкогольные напитки) и внутри каждой группы провести ABC-анализ (A — 80% продаж, B — 15%, C — 5%.). В ходе оптимизации меню должна остаться только группа А, то есть только продающие позиции.
НА ЗАМЕТКУ: Кризис — не самое подходящее время для новых запусков. В условиях нестабильного рынка трудно предугадать, как поведут себя потребители. Есть возможность потратить деньги и остаться ни с чем.
Режим работы. В России для заведений общественного питания действует негласное правило, согласно которому работать следует практически круглосуточно, так как аренду ресторатор оплачивает 24/7. Но аренда не является единственной статьёй затрат. Особенно если заведение открыто, а посетителей в нём мало.

Точку безубыточности считают не только за месяц, но и за любой временной интервал. Простой пример: если основной гостевой поток у столовой стабильно случается с понедельника по пятницу с 12:00 до 16:00, так ли высока необходимость работать семь дней в неделю с 10:00 до 19:00? Поняв этот принцип, многие предприятия питания переходят в режим неполного рабочего дня.

Дополнительные расходы. Траты на рекламу, эксплуатацию помещений, инвентарь, расходные материалы и т. д. нужно пересмотреть и лимитировать. Обычно эти статьи расходов равны 4−10%, но в период кризиса можно сократить их максимально, отказавшись от всего, без чего на данный момент ресторан обойдётся. Но делать это нужно с умом. Сократив расходы на маркетинг, например, можно невольно сообщить целевой аудитории: «у нашего заведения всё очень плохо, не приходите к нам, скорее всего, мы скоро закроемся». Меры по оптимизации должны быть эффективными: нужно перераспределить бюджет на наиболее выгодные рекламные каналы, отказаться от сотрудничества с теми, кто приводит неплатёжеспособных гостей. Если грамотно подойти к пересмотру маркетинговой стратегии, можно привлечь пул новой аудитории, с которой заведение раньше не работало.

Пищевые отходы. Ещё один параметр, который требует предварительного анализа. Нужно прекратить выбрасывать еду и деньги в мусор. Для этого надо составлять списки заготовок кухни для каждого повара. В списке нужно отображать количество ингредиентов, которые будут заготавливаться на день или часть дня работы заведения. Без таких списков повара делают больше заготовок, чем нужно, что неизбежно приводит к продуктовым отходам. Кроме того, следует начать использовать неиспользуемое, например, зачерствевший хлеб прекрасно подходит для изготовления крутонов.

От большей части продуктов избавляются по истечению сроков хранения. Поваров нужно приучать к принципу «первый на входе, первый на выходе». Все продукты должны маркироваться, а заказанные раньше — использоваться в первую очередь.

Ещё несколько методов оптимизации

Отказ от печатной продукции. Цифровые панели и планшетные меню позволяют экономить и на персонале, и на дорогостоящей печати. Замените бумажную настольную рекламу, которая раздражает многих гостей, цифровыми панелями, а телевизоры превратите в «билборды» для рекламы фирменных блюд и ивентов.

Совместный маркетинг. Техники совместного маркетинга обладают большим возвратом на инвестиции. Свяжитесь с владельцами ближайших бизнесов в социальных сетях и предложите обменяться постами. Не отказывайтесь от печати флаеров со скидками, которые можно «пристроить» в соседних торговых центрах.

Социальные сети. Соцсети уже давно вышли на первый план в деле продвижения бизнеса. Привлеките лидеров мнений с большим количеством подписчиков для упоминаний ресторана в их публикациях. Убедитесь в том, что аудитория конкретного блогера является вашей целевой.

Ивенты ресторана. Проведение мероприятий для современного заведения общепита – дело практически обязательное. Можно развлекать публику живой музыкой по выходным, а можно устраивать мастер-классы с участием шефа и барменов. Или и то, и другое.

Автоматизация. Всё, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано. Оптимизируя работу ресторана, нужно взять направление в сторону гибкости и открытости. К тому же автоматизация – это удобно. Можно, например, ввести автоматизированный сбор имейлов с помощью поп-апа на сайте. Клиенты будут подписывать на рассылку, а их электронные адреса будут сразу отправляться в базу рассылочного сервиса. Ещё есть чат-боты, которые автоматически отвечают в мессенджерах на стандартные вопросы о часах работы или резервировании столиков.

НА ЗАМЕТКУ: Технологии, в том числе и ресторанные, развиваются стремительно. Новые инструменты и приложения возникают чуть ли не каждый день. Многие программы создаются специально для сокращения расходов и улучшения эффективности.
Расходы на электроэнергию. Ответственным сотрудникам нужно поручить переход на компактные флуоресцентные или LED-лампы, а также устранение утечек. Речь о якобы выключенных телевизорах, кондиционерах и компьютерах, которые продолжают потреблять энергию в спящем режиме.

Локальные ингредиенты. Переход на локальные продукты полезен ресторанам с точки зрения сокращения расходов. У сезонных продуктов и вкус лучше, и цена дешевле. К тому же заведение получит маркетинговое преимущество, если будет делать в меню акцент на применение принципа «от фермы к столу».

Резюмируем: выжить в кризис сложно, но возможно. Главное — не работать в минус, так как выбраться из долгов будет затруднительно. Не экономьте на гостях — лучше оптимизируйте ресурсы, которые для них незаметны, например, пересмотрите технологические карты или удешевите некоторые блюда. Избавьте меню от низкомаржинальных позиций, а на высокомаржинальных — сделайте акцент, устраивая специальные акции.

Сократите расходы на зарплату или в крайнем случае — штат сотрудников. С персоналом нужно говорить прямо и открыто, предлагать вместе искать решения, которые устроят всех. Ещё один важный аспект — снижение арендной платы. Любому арендодателю выгодно, чтобы его помещение было занято ответственными людьми, которые стабильно платят некую сумму. Каким будет размер этой суммы и на каких условиях вы будете её выплачивать, зависит от вашего умения договариваться и находить компромиссы.

Мало анализировать экономику ресторана — нужно анализировать цифры. Часто случается, что обдумали, обговорили и разошлись. Не останавливайтесь на констатации факта о том, что положение заведения оставляет желать лучшего. Кризис — это время активных действий. Создайте план и действуйте в соответствии с его пунктами. Возможно, у вас появится план не по оптимизации затрат, а по увеличению гостевого потока.
  • Виктор Лебедев
    Маркетолог Restoplace
    Пишет про нюансы открытия и управления бизнеса
  • Виктор Лебедев
    Маркетолог Restoplace
    Пишет про нюансы открытия и управления бизнеса