Инвентаризация в общепите: как навести порядок в заведении

Инвентаризация — один из самых важных процессов в структуре управления заведением общественного питания. Благодаря инвентаризации можно исключить большинство проблем со списаниями, оплатой счетов, поставками и контролем персонала. Если перерасход на кухне и потеря прибыли — обычное дело для вашего ресторана, значит, пора перестать воспринимать инвентаризацию, как скучное обязательство. Поговорим о том, что это за мероприятие, с какой периодичностью его надо устраивать, кому доверять и как правильно интерпретировать его результаты.

Эффективно управлять заведением общественного питания и держать марку получается далеко не у всех предпринимателей. Владельцу ресторана, кафе или бара необходимо следить за работой обслуживающего персонала, соблюдением стандартов и норм, контролировать поваров и заботиться о сохранении неповторимой атмосферы заведения.

Сердце общепита — это кухня. У ресторатора всегда должна быть информация о том, какие продукты и в каком количестве имеются в его распоряжении. Это необходимо для уверенности, что ресторан может обеспечить гостей всеми блюдами, заявленными в меню. Без контроля собственной кухни невозможно успешно управлять рестораном.

Итак, инвентаризация — это проверка наличия имущества ресторана или другого заведения общественного питания на определённую дату с помощью сличения данных учёта с фактическими данными. Это сложный, но необходимый процесс, сопряжённый с целым рядом нюансов и организационных хлопот. Поэтому зачастую инвентаризацию превращают в фарс для отвода глаз. А ведь при правильном подходе эта процедура способна стать надёжным помощником в стремлении навести порядок.

Инвентаризация бывает полной и частичной. Под полной инвентаризацией понимают пересчёт всех товарных запасов, хозяйственных товаров, инвентаря, кухонного и барного оборудования, приборов и посуды. Инвентаризацию проводят в сроки, которые устанавливает руководство предприятия. Необходимость полной инвентаризации, как правило, возникает при составлении годовой отчётности или смене материально-ответственных лиц.

Неполная инвентаризация, которую ещё называют оперативной, подразумевает быструю проверку качества работы сотрудников, выявление недостачи. К подобным мерам прибегают для того, чтобы пересчитать конкретные группы товаров. Это могут быть, например, дорогостоящие товары, с которыми часто случаются злоупотребления и хищения.

Ещё инвентаризацию разделяют на плановую и внеплановую. Первую проводят с определённой периодичностью:

1. Раз в месяц. Распространяется на продукты, бытовую химию и другие хозтовары, которые применяются в заведении.
2. Раз в неделю. Касается контроля остатков продуктов.
3. Раз в день. Подразумевает проверку остатков алкоголя в баре после закрытия смены. Из-за своей трудозатратности такая инвентаризация производится редко.

Что касается внеплановой инвентаризации, то её можно организовать в любой момент без предупреждения, если, например, одного из сотрудников заподозрили в воровстве. В ходе внеплановой проверки считают как остатки в целом, так и отдельные позиции — всё зависит от целей мероприятия.

Инвентаризация в сфере общественного питания помогает:

1. Настроить правильный учёт.
2. Обнаружить расхождения между фактическим количеством продуктов, товаров, расходных материалов и данными в учётной системе.
3. Отрегулировать бизнес-процессы.
4. Предупредить хищения.
5. Оценить реальную сумму чистой прибыли.

Расхождения могут возникнуть из-за того, что сотрудники фиксируют в учётной системе меньше или больше продуктов, чем получено от поставщиков, а также дублируют позиции. Ошибки в технологической карте ведут к тому, что учётная система списывает на приготовление блюда больше или меньше требуемых ингредиентов. Кроме того, можно выбросить испорченные продукты или выдать уборщику бытовую химию, забыв списать всё это в системе. А кто-то из сотрудников «забудет» сделать соответствующую запись умышленно, скрыв разбитые бутылки с алкоголем или сгоревшие блинчики. Инвентаризация укажет на все погрешности в деятельности заведения.

К инвентаризации нужно тщательно подготовиться — учесть все приходно-расходные документы, выпуск партий продукции, списания и перемещения. Важно согласовать технико-технологические карты на блюда кухни и бара, перепровести всю документацию, выбрать способ учёта полуфабрикатов, распечатать инвентаризационные описи с названием продуктов, единиц измерения и пустыми графами с их количеством (если фиксация результатов подсчёта будет на бумаге). Не забудьте списать продукты, из которых готовят еду для персонала.

Подготовьте:

• технико-технологические карты, заверенные ответственными сотрудниками;
• договоры личной и групповой материальной ответственности с сотрудниками кухни, бара, склада, административно-хозяйственной части;
• актуальные остатки в товаро-учётной системе;
• утверждённые схемы поступления на предприятие материальных ценностей.

За сохранность продуктов и расходных материалов должны на постоянной основе отвечать назначенные сотрудники. Если заведение имеет несколько складов, между которыми осуществляется движение продуктов, за каждый склад должен отвечать отдельный сотрудник. Ответственные лица должны быть правильно оформлены в документах.

После назначения даты инвентаризации о грядущем мероприятии необходимо оповестить весь персонал. Если проверка плановая, о ней должны знать все сотрудники. Как правило, это оформляют приказом. Кроме того, нужно назначить рабочую группу, в которую не должны входить материально ответственные лица. Никто не должен считать свой подответственный склад, поэтому при проверке сети заведений следует сотрудников одной точки отправить проверять другую точку.

Многие заведения общественного питания проводят инвентаризацию без строгого соблюдения формальностей, доверяя все подсчёты одному сотруднику — шеф-повару, технологу или бухгалтеру-калькулятору. Но без соблюдения всех правил подсчёта в таком мероприятии нет смысла — реальных остатков оно не покажет. Чтобы избежать ошибок, следует проводить ежемесячную инвентаризацию силами хотя бы двух сотрудников.

Для правильного проведения инвентаризации необходимо следовать правилам:

1. Подсчёт начинается после завершения смены, закрытия всех заказов и расчётов по столам. В ином случае часть продуктов будет подсчитана с ошибками. Если заведение работает круглые сутки, к инвентаризации приступают после снятия на кассе Z-отчёта.
2. Каждый склад и место хранения проверяются по отдельности. Сначала идут основные продукты на кухне и алкогольные напитки в баре, затем расходный склад (место хранения расходных материалов и бытовой химии) и другие места хранения.
3. Продукты и расходные материалы не перемещают между складами и местами хранения во время проведения инвентаризации.
4. Продукты и расходные материалы считают последовательно, отражая всё в бумажной или электронной описи.
5. Подсчёт ведётся в тех же единицах измерения, в которых продукты и расходные материалы отражаются в учётной системе.
6. После завершения всех подсчётов описи у всех членов рабочей группы и материально ответственных лиц следует подписать.

Подсчет некоторых продуктов имеет свои особенности. Например, готовые блюда, полуфабрикаты, необработанные ингредиенты и заготовки считаются отдельно, так как в учёте у них разные позиции. Чтобы не исказить результаты проверки, проверяющие должны правильно вести учёт по этим позициям.

Следует обратить особое внимание и на продукты, которые дают разную долю отходов в зависимости от сезона. Например, у картофеля больше отходов весной и меньше отходов осенью. Если вы не будете это учитывать, результаты подсчёта не сойдутся. Посмотрите, какие потери продукта указаны в техкарте. Техкарты для продуктов, потери которых определяет сезонность, нужно корректировать несколько раз в год.

Тем, кто имеет много позиций, реализуемых через доставку или навынос, следует внимательно отнестись к расходникам, так как в этом случае нужно считать себестоимость с учётом расходных материалов. Тогда управленческая отчётность будет реальной и объективной. Чтобы упаковка списывалась правильно, нужно включать её в калькуляцию таких позиций и следить за тем, как персонал пробивает товар — в зале или навынос.

И, наконец, алкоголь. Его считают в зависимости от того, как каждая бутылка отражена в учёте — в литрах или в штуках. Если учёт в литрах, то придётся содержимое каждой открытой бутылки переливать в специальные мерники, чтобы смотреть точные остатки.

Небольшие расхождения для сферы общественного питания — это норма. Особенно если речь идёт о первых месяцах работы ресторана, ведь ещё не все процессы отлажены — расход продуктов в технологических картах может быть завышен или занижен по сравнению с реальным положением дел.

Самые распространённые ошибки учёта, которые выявляются в ходе инвентаризации:

1. Расхождения в единицах учёта. По накладной товар приходит упаковками, а приходуют его в штуках.
2. Позиции-дубликаты. В технологических картах указаны «замороженные креветки», а приходуются на склад они как «креветки замороженные».
3. Нарушение поварами и барменами технологий приготовления блюд и напитков. Несоблюдение рецептуры, перепорционирование, работа мимо техкарт.
4. Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать меньше продуктов, но делать это чаще. «Замороженные» деньги сказываются на маржинальной прибыли, из которой оплачиваются все ежемесячные расходы.
5. Ошибки в техкартах. Если остатки часто не сходятся по одним и тем же позициям, следует проверить технологические карты блюд, для приготовления которых эти продукты применяются. Быть может, необходимое количество ингредиентов рассчитано неверно.
6. Воровство. Частая внеплановая проверка остатков продуктов, используемых для приготовления популярных позиций меню, не даст этой проблеме укорениться в ресторане.

Если подходить к учёту с умом, предприятие повысит эффективность работы и доходы, а у персонала не будет возможности для злоупотреблений.

Как поступать с выявленными расхождениями? Самым логичным будет:

1. Списать из системы недостачи продуктов и расходных материалов. Если недостача произошла из-за хищения и «преступник» обнаружен, можно потребовать возмещения убытков. Важно, чтобы инвентаризация проводилась по установленным правилам. В противном случае виновный может оспорить законность претензий через суд. Но чаще всего до этого не доходит, так как провинившегося сотрудника просто увольняют.
2. Оприходовать излишки в учётную систему (если подсчёт вёлся на бумаге). Нужно учитывать, что излишки — следствие не только ошибок, но и возможных хищений. Предприимчивые сотрудники могут приспособиться работать на своих, более дешёвых продуктах, не пробивать заказы через кассу и складывать выручку в свой карман.
3. Провести зачёт расхождений между схожими продуктами. Подобные расхождения — следствие пересортицы, когда, например, вместо апельсинового сока в системе списывают яблочный. Поэтому при инвентаризации по одному продукту возникает недостача, а по другому — излишек. Решение проблемы простое — одинаковое количество списывают с избыточной позиции и добавляют в недостающую. Но убедитесь в том, что зачёт делается по позициям, за которые несёт ответственность одно и то же материально ответственное лицо.
4. Удалить дубликаты позиций. Позиции дублируются, когда один и тот же продукт вносится в систему под другим названием. Это приводит к мнимым расхождениям, так как часть продукта отражена в системе с одним названием («масло растительное»), а часть — с другим («растительное масло»).

Для исправления ошибок в процессах инвентаризации необходимо:

1. Составить список продуктов, по которым произошли расхождения.
2. Сверить товарные накладные от поставщиков с данными в системе (за определённый период).
3. Проверить технологические карты, чтобы понять, где расходуются эти продукты.
4. Проконтролировать процесс приготовления блюд и напитков. Убедиться в том, что соблюдается рецепт.
5. Делать такие сверки регулярно на протяжении некоторого времени. Если техкарты составлены неправильно, в них нужно внести изменения.
6. Проверить работу неопытного персонала. Возможно, ошибки, которые приводят к расхождениям, допускают именно новенькие сотрудники.
7. Составить чек-листы на все процессы, связанные с приёмкой, перемещением, списанием продуктов и расходников. Сделать их доступными для просмотра сотрудниками.
8. Придумать контрольные точки для процессов. К примеру, все накладные от поставщиков должны собираться в одной папке. После внесения в систему их следует передавать бухгалтеру. Если накладные в папке задерживаются дольше, чем на три дня, нужно проверять, почему так произошло.

Чтобы не бороться с хищениями со стороны персонала, а предупреждать их, придётся каждый раз перед заказом продуктов сверять, что есть в системе и на складе. В этом случае расхождения будут видны сразу. И можно будет тут же выяснить, кто в этом виноват. Это трудно не заметить, когда продаж с определённым продуктом не было, но и в наличии его нет. Главное — удостовериться, что продуктов действительно не хватает, то есть они не обнаружатся на другом складе или на другой полке.

Для предотвращения возможных хищений и исключения неоправданного затаривания склада нужно решить, с какой периодичностью следует заказывать те или иные продукты.

Анализируя результаты инвентаризации, не забывайте о том, для чего её проводили. Инвентаризация — это возможность оптимизировать прибыль и сократить расходы заведения общественного питания. На себестоимость в ресторанах, кафе и барах приходится до 30% всех затрат. Именно здесь нужно внимательно изучать все данные и контролировать показатели. В себестоимости есть такое понятие «движение товара», под которым подразумевается следующая цепочка:

• заказ товара;
• оприходование товара;
• размещение и складирование;
• перемещение внутри цехов;
• приготовление конечного продукта из товара;
• продажа продукта через кассу;
• списание по истечению сроков годности и утилизация.

Инвентаризация даёт возможность следить за движением товаров внутри ресторана. Проверка — процесс довольно тягостный, но крайне важный для финансовой стороны любого проекта. С его помощью можно избежать множества проблем, связанных с рационализацией затрат. От результатов инвентаризации напрямую зависит выручка и прибыль.

В процессе инвентаризации фиксируются фактические данные по товару на момент его пересчёта, отражается, в какой реальности находится товар в текущее время. Полученная информация вносится в программу учёта и сравнивается с данными, зафиксированными относительно движения товара. Проводите плановую инвентаризацию каждую неделю (основные продукты питания) и каждый месяц (все остальные продукты), устраивайте внеплановые проверки как можно чаще, чтобы у вас под рукой всегда были актуальные данные. Эффект неожиданности очень хорошо воздействует на персонал — все работники должны понимать, что проверка может нагрянуть в любой момент. И помните, что инвентаризация инвентаризацией, а анализ расхождений — это первоочередная задача управляющего и ресторатора. Систему нужно наладить один раз, обучить сотрудников и запустить процесс на постоянной основе.