Как ресторану работать с поставщиками
От чего зависит успех ресторана? На высококонкурентном рынке нужно чем-то выделяться, привлекать внимание клиентов оригинальным интерьером, выгодными акциями, интересными мероприятиями, безупречным сервисом. Но все усилия будут напрасны, если в заведении невкусная еда. Трижды уникальный шеф-повар с командой профессионалов на подхвате не справится с приготовлением пищи из некачественных или несвежих ингредиентов. Значит, успех ресторана начинается с выбора правильных поставщиков продуктов, в порядочности и компетентности которых владелец заведения уверен на 100%.
Поставщиков нужно не только найти, но и выстроить с ними грамотное взаимодействие. Они в высокой мере влияют на деятельность ресторана — сорванные сроки поставок нарушают бесперебойную работу, плохие продукты портят вкус блюд, проблемы с документами грозят немалыми штрафами, от ценовой политики зависит рентабельность заведения. Сегодня поговорим о том, как сделать работу с поставщиками комфортной.
Сервис бронирования столов
для сайтов и соцсетей ресторанов и кафе
для сайтов и соцсетей ресторанов и кафе
Онлайн приём броней, депозиты, статистика, база гостей, банкеты. Настраивается за 15 минут, работает в облаке
Основные требования к поставщикам
Главное для любого снабженца (как и для ресторатора) – получить прибыль. Это адекватная и логичная цель любого бизнеса. Подписывая договор с поставщиком, владелец заведения общественного питания рассчитывает на партнёрские отношения, которые будут приносить стабильный доход всем участникам. К сожалению, многие поставщики на российском рынке не считают это условие обязательным. Если снабженец ставит перед собой задачу получать сверхприбыль, нужно подготовиться к всевозможным хитростям и уловкам с его стороны. Банкротство и закрытие ресторанов происходит по самым разным причинам, но одна из наиболее распространённых – махинации поставщиков.
Давайте обозначим, что должен делать хороший поставщик:
Заведениям общепита проще всего сотрудничать с комплексным поставщиком, который привозит буквально всё: от деликатесов до специй. Такие поставщики позволяют экономить время, избавляют от лишних хлопот с документацией, предлагают систему скидок и обычно гарантируют оперативную доставку. К сожалению, в наших реалиях приобрести весь ассортимент необходимых продуктов в одном месте практически невозможно, ведь мы живём не в сериале «Кухня». Компаниям, которые практикуют комплексную доставку, приходится угождать всем заказчикам (и крупным сетевым ресторанам, и киоскам на фудкортах), поэтому без поиска выгодных предложений на стороне не обойтись.
Давайте обозначим, что должен делать хороший поставщик:
- Регулярно и вовремя доставлять свежие продукты и другие товары в заведение общественного питания по заранее оговоренной цене. Рестораторы, которые планируют масштабирование бизнеса, должны в первую очередь обращать внимание на крупных поставщиков. Всегда нужно учитывать, как долго та или иная компания присутствует на рынке.
- Иметь все необходимые документы и сертификаты на продукцию. К тому же сотрудникам компании поставщика следует знать о своих продуктах и товарах всё. Разумеется, рестораторам хочется сотрудничать только с профессионалами – это просто и надёжно.
- Обеспечивать сервис высокого качества. Доставка продуктов должна быть своевременной; позиции, качество которых оставляет желает лучшего, должны быть заменены; о поступлении новинок и изменении цен заказчики должны оповещаться заранее. Ещё одним весомым преимуществом является проведение мастер-классов и семинаров для сотрудников заведений общепита. Во время таких мероприятий поставщик детально рассказывает о своей продукции.
- Демонстрировать гибкость в отношении «цена/качество», идти клиентам навстречу. Кризисы следуют один за другим, поэтому данный пункт для многих рестораторов становится определяющим. Конечно, найти поставщика, способного на уступки, крайне сложно, но к этому нужно стремиться. Хотя гораздо важнее определить, для каких продуктов важнее цена, а для каких – качество.
Заведениям общепита проще всего сотрудничать с комплексным поставщиком, который привозит буквально всё: от деликатесов до специй. Такие поставщики позволяют экономить время, избавляют от лишних хлопот с документацией, предлагают систему скидок и обычно гарантируют оперативную доставку. К сожалению, в наших реалиях приобрести весь ассортимент необходимых продуктов в одном месте практически невозможно, ведь мы живём не в сериале «Кухня». Компаниям, которые практикуют комплексную доставку, приходится угождать всем заказчикам (и крупным сетевым ресторанам, и киоскам на фудкортах), поэтому без поиска выгодных предложений на стороне не обойтись.
НА ЗАМЕТКУ: Среди поставщиков есть прямые производители продукции, оптовые базы, эксклюзивные поставщики производителей. Выгоднее всего работать с самим производителем, но это не всегда возможно, если фирма находится в другом регионе.
Самый распространённый вариант сотрудничества — сразу с несколькими поставщиками, которые специализируются на определённых продуктах. Такие компании хорошо знают свой товар и стараются следить за его качеством. К преимуществам работы с несколькими снабженцами можно отнести кредиты и отсрочки по платежам, но при таких условиях желательно иметь в штате ресторана дополнительного сотрудника, который будет нести ответственность за взаимодействие с поставщиками.
НА ЗАМЕТКУ: У серьёзных производителей всегда есть сеть своих представительств в разных городах. Выгоды от такого сотрудничества очевидны: свежайшая продукция, гибкие цены, новинки, скидки, акции. Единственное препятствие состоит в том, что крупные производители предпочитают крупных закупщиков.
Ещё один вариант для ресторанов — продуктовые рынки. В сезон здесь можно закупать овощи и фрукты по очень приятным ценам. Следует учитывать, что поставщики этой продукции реализуют её по стабильно завышенной цене в любое время года. К тому же на рынке всегда можно приобрести недостающие продукты, если доставка по каким-то причинам задерживается.
Критерии выбора поставщика
Качество ресторанных блюд во многом зависит от выбора компании, которая оказывает услуги доставки. Добросовестность поставщика и своевременность поставок определяют, сможет ли предприятие общественного питания функционировать стабильно. А его стоимостная политика обуславливает прибыльность партнёра, возможные финансовые риски.
Выбирая поставщика продуктов для ресторана, обратите внимание на следующие критерии:
Ассортимент. Чем шире ассортимент продукции, тем удобнее работать с поставщиком. Разнообразие прайса заключается не только в количестве наименований продуктов — они должны быть рассчитаны на премиум-, средний и эконом-класс. Качество должно быть высоким в любом случае, но цены должны различаться.
Если заведению требуются большие объёмы продукции, то мелкие и средние оптовики с этой задачей не справятся. Нужна крупная компания, которая всегда имеет в наличии весь ассортимент в полном объёме. У хорошего продавца должен быть и эксклюзив для приготовления редких и дорогостоящих блюд.
Надёжность. Важно иметь уверенность в том, что поставщик не опоздает с поставкой в любых условиях. Ему не должны мешать погодные условия или то, что на складе закончились работники. Кроме того, у надёжного продавца всегда есть соответствующие лицензии и сертификаты качества на продукты.
Дополнительные услуги. Некоторые фирмы, стремясь окружить своих покупателей максимальной заботой, поставляют и бесплатно обслуживают специальное оборудование для хранения или обработки товара. Ещё один способ проявить уважение — выделить персонального менеджера, который сопровождает все сделки с конкретным предприятием, знает его ассортимент, контролирует бесперебойность поставок. Крупным и постоянным клиентам хороший партнёр предоставляет дополнительные скидки и отгружает товар с отсрочкой платежа.
Выбирая поставщика продуктов для ресторана, обратите внимание на следующие критерии:
Ассортимент. Чем шире ассортимент продукции, тем удобнее работать с поставщиком. Разнообразие прайса заключается не только в количестве наименований продуктов — они должны быть рассчитаны на премиум-, средний и эконом-класс. Качество должно быть высоким в любом случае, но цены должны различаться.
Если заведению требуются большие объёмы продукции, то мелкие и средние оптовики с этой задачей не справятся. Нужна крупная компания, которая всегда имеет в наличии весь ассортимент в полном объёме. У хорошего продавца должен быть и эксклюзив для приготовления редких и дорогостоящих блюд.
Надёжность. Важно иметь уверенность в том, что поставщик не опоздает с поставкой в любых условиях. Ему не должны мешать погодные условия или то, что на складе закончились работники. Кроме того, у надёжного продавца всегда есть соответствующие лицензии и сертификаты качества на продукты.
Дополнительные услуги. Некоторые фирмы, стремясь окружить своих покупателей максимальной заботой, поставляют и бесплатно обслуживают специальное оборудование для хранения или обработки товара. Ещё один способ проявить уважение — выделить персонального менеджера, который сопровождает все сделки с конкретным предприятием, знает его ассортимент, контролирует бесперебойность поставок. Крупным и постоянным клиентам хороший партнёр предоставляет дополнительные скидки и отгружает товар с отсрочкой платежа.
НА ЗАМЕТКУ: Если вы нашли поставщика, который полностью соответствует вашим требованиям, соберите о нём отзывы тех, кто работает с ним длительное время
Ключевые факторы, которые влияют на выбор поставщика, — это качество продукции цены. К тому же нужно учесть разнообразие ассортимента, полноту пакета сопроводительных документов, формы оплаты продукции (полная, частичная предоплата, отсрочка), возможность поставщика поставлять товары в нужном объёме, график завоза товара и условия минимальных поставок, готовность к продолжительному сотрудничеству, умение адаптироваться в нестандартных ситуациях. Значение имеют и такие моменты, как возможность возврата продукции в случае несоответствия качества или брака, а также гибкость подхода к каждому клиенту.
Где искать поставщика
Интернет. Не ограничивайтесь первой страницей поисковой выдачи. Сайты производителей редко оказываются в ТОПе. Зачастую у них не самый привлекательный интерфейс, но в данном случае это не значит, что фирма предлагает некачественные продукты или невыгодны условия. Запросите прайс-листы и условия сотрудничества у всех компаний, которые предлагают нужный вам товар.
Выставки и ярмарки. На специализированных выставках и ярмарках можно лично познакомиться с менеджерами, увидеть образцы и договориться о сотрудничестве на выгодных условиях. Высокая концентрация нужных людей на выставках и ярмарках позволяет провести сравнительный анализ конкурентов и внимательно изучить ассортимент.
Совместные закупки. Возможно, найдётся заведение, которое будет согласно скооперироваться с вами и закупаться у одного поставщика. Так как в этом случае объём будет больше, продавец пойдёт на скидку.
Продуктовые рынки. В сезон цены на овощи и фрукты на рынках значительно ниже, чем у поставщиков. Можно сразу оценить свежесть, внешний вид и вкус продуктов, а также договориться с продавцами, чтобы для вас оставляли товар в нужном количестве.
Конкуренты. В поисках идеального поставщика нельзя пренебрегать этим способом. Важно узнать, кто именно снабжает конкурентов. Иногда заведения общественного питания сами делятся такой информацией. Или можно завести знакомство с барменом, который, как правило, в курсе всего, что происходит в ресторане.
Социальные сети. На собственной странице или в группе следует дать объявление о поиске поставщика. Этот способ отлично подходит тем, кто нуждается в поставках крафтовых товаров. Если вы всерьёз занимаетесь своими соцсетями, скорее всего, объявление заметят представители крупных компаний. Они работают на проценте от продаж, поэтому могут предлагать свои товары даже в личных сообщениях.
Маркетплейсы. Курьеры активно заменяют личных водителей-экспедиторов. Маркетплейсы удобны тем, что предоставляют выбор из нескольких поставщиков. Курьер заедет в нужный магазин, заберёт товар и привезёт в заведение.
Платформы оптовых закупок. Зарегистрируйтесь в качестве покупателя, а затем разместите свои запросы.
Справочник предприятий. В сети достаточно много справочников, в которых указаны все предприятия региона. Примените фильтр по нужному направлению.
Выбрав несколько подходящих под ваши требования компаний, следует убедиться в их надёжности, то есть собрать максимум информации. Начать нужно с просмотра отзывов в интернете — это первое, что рассказывает о продавце. Следующий шаг — общение с коллегами из ресторанной сферы. Тут нужно поинтересоваться, кто работал с конкретным поставщиком, что может о нём рассказать.
Выставки и ярмарки. На специализированных выставках и ярмарках можно лично познакомиться с менеджерами, увидеть образцы и договориться о сотрудничестве на выгодных условиях. Высокая концентрация нужных людей на выставках и ярмарках позволяет провести сравнительный анализ конкурентов и внимательно изучить ассортимент.
Совместные закупки. Возможно, найдётся заведение, которое будет согласно скооперироваться с вами и закупаться у одного поставщика. Так как в этом случае объём будет больше, продавец пойдёт на скидку.
Продуктовые рынки. В сезон цены на овощи и фрукты на рынках значительно ниже, чем у поставщиков. Можно сразу оценить свежесть, внешний вид и вкус продуктов, а также договориться с продавцами, чтобы для вас оставляли товар в нужном количестве.
Конкуренты. В поисках идеального поставщика нельзя пренебрегать этим способом. Важно узнать, кто именно снабжает конкурентов. Иногда заведения общественного питания сами делятся такой информацией. Или можно завести знакомство с барменом, который, как правило, в курсе всего, что происходит в ресторане.
Социальные сети. На собственной странице или в группе следует дать объявление о поиске поставщика. Этот способ отлично подходит тем, кто нуждается в поставках крафтовых товаров. Если вы всерьёз занимаетесь своими соцсетями, скорее всего, объявление заметят представители крупных компаний. Они работают на проценте от продаж, поэтому могут предлагать свои товары даже в личных сообщениях.
Маркетплейсы. Курьеры активно заменяют личных водителей-экспедиторов. Маркетплейсы удобны тем, что предоставляют выбор из нескольких поставщиков. Курьер заедет в нужный магазин, заберёт товар и привезёт в заведение.
Платформы оптовых закупок. Зарегистрируйтесь в качестве покупателя, а затем разместите свои запросы.
Справочник предприятий. В сети достаточно много справочников, в которых указаны все предприятия региона. Примените фильтр по нужному направлению.
Выбрав несколько подходящих под ваши требования компаний, следует убедиться в их надёжности, то есть собрать максимум информации. Начать нужно с просмотра отзывов в интернете — это первое, что рассказывает о продавце. Следующий шаг — общение с коллегами из ресторанной сферы. Тут нужно поинтересоваться, кто работал с конкретным поставщиком, что может о нём рассказать.
НА ЗАМЕТКУ: При первой встрече с поставщиком запросите у него все документы, которые подтверждают легальность работы, в том числе регистрационные бумаги, сертификаты качества продукцию, ветеринарные справки на мясо и рыбу.
Поставщика нужно проверить в базе ФЛП или ООО. Фирма должна быть зарегистрирована, продавец должен работать на законных основаниях. Убедитесь в том, что предприятие не числится в реестре недобросовестных поставщиков. Изучите рекламную информацию, отзывы на тематических форумах.
Как начать работать с поставщиком
Поставки продуктов в заведение общественного питания — это не место для экспериментов, а услуга, от которой напрямую зависит прибыль ресторана. Здесь лучше довериться компаниям, у которых есть опыт, прозрачная система и фиксированные цены. К услугам молодых фирм стоит обратиться тогда, когда ситуация позволит экспериментировать с наличием некоторых позиций.
Что касается требований к поставщикам, то у каждого заведения они разные. Для кого-то самой важной является услуга подъёма товара на этаж, а кто-то считает нужным, чтобы продукция поставлялась ровно в 9:05 утра. Создайте свой перечень требований, в которых об уступках и речи быть не может, а также список того, что можно привести к некому компромиссу путём переговоров. Остановите свой выбор на поставщике, который максимально беспроблемно согласится на ваши требования и даст гарантию результата.
Обязательно обратите внимание на менеджера, через которого будут осуществляться все коммуникации. Это должен быть человек, который отлично знает свой товар, может прочесть целую лекцию о том, как правильно транспортировать и хранить продукты. Имеет значение и то, насколько комфортно с ним взаимодействовать, а также возможность связываться с ним в любой момент.
А теперь разберём по пунктам, как начинать сотрудничество с поставщиком:
Выбор ассортимента. Список необходимых продуктов следует продумать заранее. Кроме того, нужно прописать их характеристики и вписать цены, которые использовались при расчёте калькуляционной стоимости блюд. С этими данными уже можно разговаривать с поставщиком, который сможет сразу предложить подходящие товары.
Заказ образцов и пробной партии. Перед тем, как подписывать договор с поставщиком, нужно лично оценить его товар и попробовать его в деле. Для этого и существуют пробные партии. Некоторые продавцы поставляют образцы без оплаты, другим придётся заплатить. Тут надо понимать, что лучше сначала взять одну штуку или 100 грамм продукта на пробу, чем сразу заказать, например, 5 кг дорогого сыра, который будет вести себя в салате или на пицце не так, как надо.
Что касается требований к поставщикам, то у каждого заведения они разные. Для кого-то самой важной является услуга подъёма товара на этаж, а кто-то считает нужным, чтобы продукция поставлялась ровно в 9:05 утра. Создайте свой перечень требований, в которых об уступках и речи быть не может, а также список того, что можно привести к некому компромиссу путём переговоров. Остановите свой выбор на поставщике, который максимально беспроблемно согласится на ваши требования и даст гарантию результата.
Обязательно обратите внимание на менеджера, через которого будут осуществляться все коммуникации. Это должен быть человек, который отлично знает свой товар, может прочесть целую лекцию о том, как правильно транспортировать и хранить продукты. Имеет значение и то, насколько комфортно с ним взаимодействовать, а также возможность связываться с ним в любой момент.
А теперь разберём по пунктам, как начинать сотрудничество с поставщиком:
Выбор ассортимента. Список необходимых продуктов следует продумать заранее. Кроме того, нужно прописать их характеристики и вписать цены, которые использовались при расчёте калькуляционной стоимости блюд. С этими данными уже можно разговаривать с поставщиком, который сможет сразу предложить подходящие товары.
Заказ образцов и пробной партии. Перед тем, как подписывать договор с поставщиком, нужно лично оценить его товар и попробовать его в деле. Для этого и существуют пробные партии. Некоторые продавцы поставляют образцы без оплаты, другим придётся заплатить. Тут надо понимать, что лучше сначала взять одну штуку или 100 грамм продукта на пробу, чем сразу заказать, например, 5 кг дорогого сыра, который будет вести себя в салате или на пицце не так, как надо.
НА ЗАМЕТКУ: Случается, что ресторан соглашается работать с поставщиком, потому что пробная партия товара идеальна, а потом выясняется, что следующие партии не такие качественные. Но любое взаимодействие — это процесс, в котором участвуют две стороны. Если они хотят сотрудничать, то обязательно придут к балансу.
Заключение договора. Договор — это основной документ, по которому осуществляется сотрудничество. В нём необходимо прописать все пункты сотрудничества и учесть каждый нюанс, например, какие штрафы грозят поставщику, если он в одностороннем порядке изменит график поставок. В договоре должен быть примерный график поставок и условия, по которым производится приём поставки и происходит оплата. Цены на продукты поднимаются регулярно, поэтому в договоре должны быть указаны сроки, за которые поставщик должен предупредить о поднятии цен на товары.
Кроме того, нужно сразу договориться о:
Многие рестораторы подписывают договоры на поставку автоматически, обращая внимание только на один фактор — дату отсрочки. В деле с поставками продуктов может произойти немало неприятных ситуаций. Чтобы знать, как действовать в случае форс-мажора, нужно дополнительно прописать в договоре:
Подписав договор с поставщиками, не думайте, что это навсегда. Через некоторое время будьте готовы к регулярному мониторингу цен. Вполне возможно, что нужные ресторану товары можно приобрести у конкурентов на 5−10% дешевле. Чтобы не терять прибыль, нужно постоянно держать руку на пульсе, отслеживая появление на рынке новых компаний, составляя базу потенциальных продавцов, контролируя цены.
Мониторить нужно и то, по какой цене ваши снабженцы продают вам товар из месяца в месяц. Цены не должны повышаться без вашего ведома. Если вы получаете накладную, в которой определённый продукт стоит на несколько рублей дороже, чем обычно, отклоняйте её. Ценовые соглашения должны быть зафиксированы на первом этапе сотрудничества — к ним и отсылайте при дальнейшем разбирательстве.
Ресторанный менеджер по закупкам должен ежемесячно составлять отчёт о ценах, по которым закупались ключевые позиции. Это не позволит поставщикам манипулировать с поставками.
Кроме того, нужно сразу договориться о:
- стоимости товаров и скидках;
- минимальном заказе продукции;
- объёме товаров, который нужен ресторану в среднем;
- гарантиях в случае доставки брака;
- условиях оплаты.
Многие рестораторы подписывают договоры на поставку автоматически, обращая внимание только на один фактор — дату отсрочки. В деле с поставками продуктов может произойти немало неприятных ситуаций. Чтобы знать, как действовать в случае форс-мажора, нужно дополнительно прописать в договоре:
- гарантийные условия;
- требования к товару из своего APL-листа;
- условия возврата;
- фиксацию цены минимум на 14 дней (кроме овощей, фруктов и зелени).
Подписав договор с поставщиками, не думайте, что это навсегда. Через некоторое время будьте готовы к регулярному мониторингу цен. Вполне возможно, что нужные ресторану товары можно приобрести у конкурентов на 5−10% дешевле. Чтобы не терять прибыль, нужно постоянно держать руку на пульсе, отслеживая появление на рынке новых компаний, составляя базу потенциальных продавцов, контролируя цены.
Мониторить нужно и то, по какой цене ваши снабженцы продают вам товар из месяца в месяц. Цены не должны повышаться без вашего ведома. Если вы получаете накладную, в которой определённый продукт стоит на несколько рублей дороже, чем обычно, отклоняйте её. Ценовые соглашения должны быть зафиксированы на первом этапе сотрудничества — к ним и отсылайте при дальнейшем разбирательстве.
Ресторанный менеджер по закупкам должен ежемесячно составлять отчёт о ценах, по которым закупались ключевые позиции. Это не позволит поставщикам манипулировать с поставками.
Типичные проблемы при поставке продуктов в ресторан
Разница в заказах при поставке продукции. Допустим, ресторан делает заказ на 15 бутылок коньяка, а получил 15 ящиков коньяка. При приёмке товара эту разницу никто не заметил, но она сильно ударила по бюджету, так как заведение не смогло реализовать такое количество алкоголя и получить прибыль.
Сразу отметим, что столь сложным и ответственным делом, как закупка товаров для ресторана, должен заниматься специальный человек, который не будет отвлекаться на другие обязанности. В свободное от заказа и приёмки продукции время ему можно поручить мониторинг лучших цен, условий и бонусных предложений. Кроме того, рекомендуем автоматизировать процесс закупок, чтобы:
Потеря бумажной накладной. Бумажный документооборот привычен и надёжен, но требует много времени и внимания. Пройдя через руки нескольких сотрудников ресторана, бумажная накладная помещается в архив, где найти её среди других таких же накладных иногда бывает слишком сложно. Потеряв бумажную накладную, её нужно восстановить как можно быстрее, чтобы не спровоцировать проблемы с проверяющими органами и налоговой. Кроме того, утрата документа вызывает сложности при сверке с поставщиком товара, в том числе задержку оплаты, разногласия и даже прекращение сотрудничества.
Идеальное решение — перевести документацию в электронный формат. Это значительно экономит время и ресурсы сотрудников.
Несвоевременная оплата товара. Секретом грамотно выстроенных закупок является не только добросовестность поставщиков, но и такое же отношение к ним со стороны ресторана. Платите продавцам вовремя. Всегда. Не позволяйте себе не оплачивать счета в течение длительного времени после поставки. А лучше заведите привычку платить вперёд. Если большинство клиентов снабженца оплачивают товары как придётся, а ваше заведение всегда точно и оперативно, это автоматически переводит его в ранг приоритетных для сотрудничества. Именно вам будут доставаться товары лучшего качества, самые ранние поставки, приятные скидки и решение вопросов в любое время дня и ночи. Кстати, этим список того, что можно получить от поставщика в случае доверительных с ним отношений, не ограничивается.
Почему многие рестораны платят не вовремя? Причина проста и она состоит вовсе не в том, что на счетах отсутствуют средства. Дело в банальной забывчивости сотрудников заведений. Поставьте перед своим менеджером по закупкам задачу платить продавцам вовремя и сполна. Если сотрудник просрочит определённое количество дней, можно даже оштрафовать его, чтобы в следующий раз такие проблемы не возникали.
Сразу отметим, что столь сложным и ответственным делом, как закупка товаров для ресторана, должен заниматься специальный человек, который не будет отвлекаться на другие обязанности. В свободное от заказа и приёмки продукции время ему можно поручить мониторинг лучших цен, условий и бонусных предложений. Кроме того, рекомендуем автоматизировать процесс закупок, чтобы:
- Автоматически составлять заказ, ориентируясь на прайс, бланки заказа или предыдущие поставки.
- Проверять заказ по соответствующей накладной при получении, вовремя замечать отклонения и расхождения.
- Точно знать, придёт заказ полностью или частично с учётом корректировок продавца по наличию той или иной продукции на складе.
- Контролировать количество товара, его закупочную стоимость и итоговую сумму до подтверждения. В этом случае формирование заказов будет происходить быстрее и проще.
Потеря бумажной накладной. Бумажный документооборот привычен и надёжен, но требует много времени и внимания. Пройдя через руки нескольких сотрудников ресторана, бумажная накладная помещается в архив, где найти её среди других таких же накладных иногда бывает слишком сложно. Потеряв бумажную накладную, её нужно восстановить как можно быстрее, чтобы не спровоцировать проблемы с проверяющими органами и налоговой. Кроме того, утрата документа вызывает сложности при сверке с поставщиком товара, в том числе задержку оплаты, разногласия и даже прекращение сотрудничества.
Идеальное решение — перевести документацию в электронный формат. Это значительно экономит время и ресурсы сотрудников.
Несвоевременная оплата товара. Секретом грамотно выстроенных закупок является не только добросовестность поставщиков, но и такое же отношение к ним со стороны ресторана. Платите продавцам вовремя. Всегда. Не позволяйте себе не оплачивать счета в течение длительного времени после поставки. А лучше заведите привычку платить вперёд. Если большинство клиентов снабженца оплачивают товары как придётся, а ваше заведение всегда точно и оперативно, это автоматически переводит его в ранг приоритетных для сотрудничества. Именно вам будут доставаться товары лучшего качества, самые ранние поставки, приятные скидки и решение вопросов в любое время дня и ночи. Кстати, этим список того, что можно получить от поставщика в случае доверительных с ним отношений, не ограничивается.
Почему многие рестораны платят не вовремя? Причина проста и она состоит вовсе не в том, что на счетах отсутствуют средства. Дело в банальной забывчивости сотрудников заведений. Поставьте перед своим менеджером по закупкам задачу платить продавцам вовремя и сполна. Если сотрудник просрочит определённое количество дней, можно даже оштрафовать его, чтобы в следующий раз такие проблемы не возникали.
- Виктор ЛебедевМаркетолог RestoplaceПишет про нюансы открытия и управления бизнеса
- Виктор ЛебедевМаркетолог RestoplaceПишет про нюансы открытия и управления бизнеса