Как правильно принимать товар в ресторане

Закупка продуктов, напитков и других товаров — важный фактор, определяющий экономику ресторана. Качество и стоимость блюд напрямую зависят от качества и стоимости продуктов, из которых они приготовлены. Периодичность и объёмы выполнения заказов оказывают серьёзное влияние на величину пассивного food cost (процентный показатель себестоимости ингредиентов по отношению к выручке с продаж) и движение денежных средств предприятия.

Перед сотрудником, который несёт ответственность за закупки, стоит задача обеспечить ресторан продуктами необходимого качества и в необходимом объеме в конкретное время и по оптимальной цене. Чтобы выполнить эту задачу успешно, нужно системно подойти к выбору поставщиков, регулярно анализировать стоимость товаров, разработать системный подход к формированию заказов и процедурам их приёмки. Сегодня сосредоточимся на последнем пункте — поговорим о том, как правильно принимать товар в ресторане.

Процесс приёмки начинается в тот момент, когда поставщик приезжает в заведение. Чтобы получить от него качественный товар, необходимо соблюдать определённые правила. Первое, на чём следует заострить внимание, — это внешний вид товара и документы на него. Сам процесс приёма состоит из нескольких этапов, за которыми должен следить уполномоченный персонал. Приёмка заканчивается, когда товар поступает в холодильники и под контроль персонала кухни.

В заведениях общественного питания заниматься приёмкой товара на склад может кладовщик, администратор или шеф-повар. Главное, чтобы этот сотрудник контролировал все этапы процесса, соблюдал инструкции и осознавал ответственность за товар, который поступает на склад. В зависимости от формата и размера заведения общественного питания таких сотрудников может быть от одного до нескольких (например, по одному на смену).

Обязанности сотрудника, ответственного за приёмку товара:

1. Принять товар у поставщика.
2. Проверить количество и качество товара.
3. Добавить поставку в систему учёта.
4. Контролировать условия хранения продуктов и их списание на приготовление, переработку или заготовку блюд.

Перед тем, как назначить ответственного за процесс приёмки товара, обратите внимание на следующие рекомендации:

1. Приём товара должен осуществлять человек с соответствующим опытом работы. Например, квалифицированный кладовщик может проконтролировать, правильно ли выставлены коробки, не имеет ли тара повреждений.
2. Если за приёмку отвечает повар, ему следует быть в курсе всех кухонных процессов, чтобы верно оценить качество поступивших товаров.
3. Во время приёмки товара персоналу не следует отвлекаться на другие дела.
4. В заведении общественного питания разные группы товаров могут принимать разные люди. Например, ответственным за приём продуктов может быть повар, за приём напитков — бармен, а за приём хозяйственных товаров — кладовщик.

Нельзя забывать о том, что принимаемая продукция приобретается на деньги ресторана. Приёмка товара ненадлежащего качества или не в том количестве приведёт к тому, что заведение лишится прибыли. С сотрудником, который будет нести ответственность за приёмку товара, нужно заключить договор о материальной ответственности. Если таких сотрудников в заведении несколько, договор может быть коллективным.

Ещё один документ, который понадобится на случай, если у предприятия нет печати, — это доверенность. Доверенность служит для подтверждения права сотрудника подписывать документы в процессе приёмки товара.

Существует два этапа важной составной части технологического процесса — приёмки товаров в заведениях общественного питания. Продукты принимают по количеству и качеству.

Первый этап — предварительный. Продукция принимается по количеству в соответствии с товарно-транспортными накладными и счетами-фактурами, путём пересчёта тарных мест и взвешиваний. Предприятие может потребовать от поставщика вскрытия тары и проверки веса нетто.

Второй этап — окончательный. Количество товарных единиц и массу нетто проверяют одновременно со вскрытием тары. Эта манипуляция должна быть произведена не позднее десяти дней, а в случае со скоропортящимися продуктами — не позднее 24 часов с момента приёмки товаров. Массу тары нужно проверить в одно время с приёмкой товара. Если взвесить продукцию без тары невозможно, массу нетто определяют как разность между весом брутто и тары. Каждое тарное место должно иметь маркировку с указанием даты, часа и изготовления и конечного срока реализации.

Приёмка товаров по качеству осуществляется органолептическим методом, то есть по внешнему виду, цвету, запаху и вкусу. Важно проверить соответствие техническим условиям и установленным стандартам. Транспортные документы должны дополняться сертификатами или удостоверениями качества с указанием названия фирмы, даты изготовления и срока реализации, а также гигиеническими сертификатами (в них содержится информация о допустимых и фактических уровнях тяжёлых металлов).

Как велит закон «О защите прав потребителей» и требуют санитарные нормы, товар должен быть безопасным для здоровья потребителей. Нужно контролировать, соответствуют ли виды и наименования продуктов товарной документации и маркировке на упаковке, отвечают ли упаковка и маркировка государственным стандартам и санитарным правилам.

Сырьё и пищевые продукты транспортируются посредством специальных транспортных средств, предназначенных для перевозки пищевых продуктов. Такому транспорту санитарные органы в установленном порядке выдают санитарный паспорт. Кроме того, автомобили оборудуются закрытым кузовом с нанесённой на него снаружи надписью, соответствующей перевозимым продуктам.

Для перевозки скоропортящихся продуктов используется холодильный транспорт, который обеспечивает сохранение температурных режимов, необходимых конкретным товарам. Авторефрижераторы оснащаются автономными холодильными установками. Для внутригородских перевозок скоропортящихся продуктов отлично подходит изотермический транспорт с теплоизолированным кузовом. В тёплое время года в такой кузов помещают лёд для охлаждения. Кондитерские и кулинарные изделия перевозят в специально предназначенном и оборудованном для этих целей транспорте в чистой промаркированной таре — лотках или контейнерах с крышками

Что касается хранения пищевых продуктов, то его условия должны соответствовать действующей технической и нормативной документации, принятым параметрам температуры, светового режима и влажности. Всё это прописано в «Гигиенических требованиях к срокам годности и условиям хранения пищевых продуктов».

Итак, товар в общепите принимается по следующей инструкции:

1. Ответственный сотрудник проверяет продукцию на качество при поставщике. Сверяет товар с сертификатом качества, проверяет сроки годности. Визуально оценивает качество продукции, так как не всегда хорошие сроки годности свидетельствуют о высоком качестве — товар мог неправильно храниться и испортиться. Все претензии нужно оформить незамедлительно, составив акт несоответствия.
2. Ответственный сотрудник проверяет количество товара и сверяет его с данными в накладной. Есть отдельные категории товаров, которые можно принять только по количеству, например, хозяйственные товары, расходные материалы и т. д. Если сотрудник обнаружит несоответствие с накладной, необходимо составить акт приёма товаров и на склад и расхождений. Этот документ может быть оформлен без присутствия поставщика, если он даёт на это своё согласие.

В сфере общественного питания существует несколько важных критериев, в соответствии с которыми совершается приём продукции на склад. Чтобы убедиться в том, что товар приезжает качественный и неиспорченный, проверять нужно всё: от транспортного средства до соблюдения цепочки холода.

На что нужно обратить особое внимание:

1. Салон транспортного средства. Продукты, которые поступают в ресторан или кафе, должны транспортироваться в чистом автомобиле. Багажник легковой машины или фургон грузовика должны иметь чистые, целые покрытия. Поставщик должен следить за тем, чтобы водитель транспортного средства мыл и дезинфицировал место хранения продуктов на момент перевозки.
2. Хранение продуктов и товарное соседство. Правила хранения продукции действуют и во время их транспортировки. В автомобиле продукты должны стоять на паллетах, а не на полу. Важно соблюдать и принципы товарного соседства. Например, нельзя располагать мясо рядом с молочными продуктами — такие товары доставляют по отдельности или в вакуумной таре.
3. Температурный режим. В автомобиле следует соблюдать температуру, указанную производителем товара на упаковке. Молочная и мясная продукция, например, перевозится в специальных автомобилях с рефрижераторами. Десерты и сладости тоже транспортируют в холодильниках, особенно в тёплое время года.
4. Соблюдение цепочки холода. Температурный режим должен соблюдаться с момента приёма товара от производителя до приёма на склад заведения общественного питания. Если это замороженная продукция, она не должна быть разморожена на момент приёмки, а после снова заморожена. Такие условия приводят к порче товара.
5. Упаковка и маркировка. Если упаковка имеет повреждения, продукт можно считать испорченным. Маркировка в обязательном порядке сопровождает любой товар, так как содержит все сведения о нём (дата производства, дата реализации, состав и т. д.).
6. Сопроводительные документы. Водителю следует иметь на руках сертификаты на продукцию и бухгалтерские бумаги.
7. Качество продукции. Если транспортное средство и документация в порядке, а продукт испорчен, значит, проблема именно в нём. Такой товар сразу возвращается производителю.

Документов, сопровождающих приёмку товаров в заведениях общественного питания, бывает много, поэтому следует разобраться с каждым.

Бухгалтерские документы. В них указывается количество товаров, их стоимость и условия доставки. В пакет из бухгалтерии могут входить:

1. Товарная накладная. Основной документ поставки с указанием наименований товаров, их количества, стоимости и общей суммы. А также в накладной содержатся реквизиты поставщика и заведения.
2. Счёт-фактура. Счёт выставляется поставщиками, которые работают с НДС.
3. Товарно-паспортная накладная. Если товар доставляется с помощью транспортного средства, то в накладной указывается маршрут и детали предоставляемых транспортных услуг.
4. Универсальный передаточный документ. Этот документ одновременно выполняет функции счёта-фактуры и товарной накладной.

Документы на продукты. Подтверждают качество товара и имеются у каждого поставщика, который занимается доставкой продуктов питания. Разные группы продуктов сопровождаются разными документами:

1. Для мяса и рыбы необходимо ветеринарное свидетельство.
2. Для фруктов и овощей — этикетка с данными о месте сбора и производителе.
3. Для яиц — ветеринарное свидетельство, этикетка и штамп.
4. Для молочной продукции — сертификаты качества от производителя.
5. Для бакалеи — сертификаты качества и ГОСТ.

Приём продукции на склад ресторана рекомендуется разделить на этапы чтобы ответственный персонал чётко знал, что и в каком порядке следует делать:

1. Проверка документации. Необходимо удостовериться в наличии всех документов и изучить их, убедившись в том, что все наименования и количество товаров совпадают с накладной, верно указаны реквизиты заведения, на всю продукцию имеются сертификаты качества.
2. Проверка количества и качества товара. На этом этапе важно проверить целостность тары и упаковки, маркировку на таре и товарах (продукция не просрочена, правильно указаны наименования и вес), а также пересчитать количество товара. Тару или упаковку вскрывают выборочно, чтобы оценить внешний вид и запах продукции, проверить температурный режим, пересчитать и взвесить товар, сравнить показатели с данными из документов.
3. Составление акта расхождения. Если во время предыдущего этапа выяснилось, что фактически товара меньше, чем в накладной, или продукция не соответствует заявленному качеству, сотрудник ресторана составляет акт расхождения в двух экземплярах — один из них передаётся поставщику.
4. Подтверждение приёмки товара. Если количество и качество поставленного товара не вызывает нареканий, ответственное лицо подписывает документы приёмки и ставит на них печать. Фактический приём товара на этом можно считать завершённым.
5. Перемещение товара на склад. С места приёмки продукция перемещается на склад заведения общественного питания. Далее ответственность за качество и хранение товара ложится на поварской состав.
6. Внесение поставки в систему автоматизации. Сотрудник вносит данные о принятой поставке в программу, добавляя все наименования, количество и цены

1. Отсутствие необходимых площадей для обеспечения безопасности разгрузки и приёма продукции.
2. Отсутствие подтоварников и паллет. Иногда продукция складывается прямо на пол.
3. Отсутствие внутрицеховой тары в частичном или полном объёме. Некоторые заведения хранят товар в таре поставщика.
4. Недостаточная проверка качества и количества поступающего товара.
5. Отсутствие памятки по требованиям, предъявляемым принимаемой продукции, в зоне приёмки.
6. Несоблюдение поставщиком температурных условий и санитарных требований при транспортировке товара.
7. Ведение бумажного учёта принимаемого товара, складирование бесконечных тетрадей, в которые записывается не вся необходимая информация о поступающей продукции.
8. Отсутствие у заведения понятия о графиках поставок. Товар привозится, когда это удобно поставщикам, а не по мере необходимости.
9. Нежелание шеф-повара лично проверять товары группы риска.
10. Отсутствие в штате заведения сотрудников, которые обладают необходимой квалификацией для приёмки товаров.

Список ошибок при приёмке товаров в заведении общественного питания можно продолжать и далее. Наша главная задача — напомнить читателям о том, что идеально отлаженный процесс приёмки повышает уверенность в том, что гости ресторана или кафе будут получать качественные блюда, а само заведение наконец-то сократит статью списания испорченной продукции.

Да, не все заведения общепита располагают большими производственными помещениями, но задача шеф-повара и управляющего — максимально правильно организовать имеющиеся площади и обеспечить в этой зоне строгое соблюдение санитарных норм. Неудачная организация зоны приёмки и её захламление приводят к тому, что коробки с продуктами устанавливаются друг на друга, сокращается срок годности товаров, портится их внешний вид. К тому же следует помнить о том, что в зоне приёмки продукция может находиться не более получаса.

Габариты и конфигурация помещения, в котором происходит приёмка товара, должны в полной мере соответствовать этой функции. Зону приёмки, как правило, оборудуют поблизости от складских помещений и холодильных камер. В зоне приёмки должен находиться достаточный запас унифицированной производственной тары и напольные весы для контроля веса принимаемой продукции.

1. Очень удобный инструмент для сотрудников, отвечающих за приёмку товара, — лист утвержденных продуктов. Это внутренний стандарт или список требований, которые заведение общественного питания предъявляет к товарам: как они должны выглядеть, кто является основным, а кто — альтернативным поставщиком, в каких условиях продукция должна транспортироваться и в дальнейшем храниться на складе.

2. Проверять продукты следует по описанию из листа утверждённых продуктов. Поэтому данные описания должны быть достаточно подробными, чтобы при приёмке товара даже неподготовленный сотрудник справился с задачей достойно.

3. Поставщику следует сообщить (лучше в письменном виде), в каких случаях заведение откажется от товара, а в каких — вообще от сотрудничества. В качестве причин для столь кардинальных мер обычно указывается частое несоответствие поставляемой продукции заявленному качеству, ненадлежащий товарный вид, регулярно повторяющиеся перерывы в поставках или опоздания машины поставщика.

4. Если продукты не соответствуют качеству, указанному в договоре с поставщиком, ресторан имеет право отказаться от товаров и потребовать замены. В договоре должен быть прописан пункт, который уточняет сроки обмена товара ненадлежащего качества. Он призван уберечь заведение от длительного стоп-листа по некоторым позициям.

5. Тщательно проверяя качество поступающих товаров, заведение общественного питания обеспечивает высокий уровень безопасности для своих гостей. Кроме того, постоянный контроль качества продуктов гарантирует ресторану минимизацию конфликтных ситуаций, которые связаны с продуктами, а также снижение процента списания в связи с порчей продуктов.

6. Заведению следует определить для себя список продуктов, которые будут приниматься исключительно шеф-поваром. Как правило, это овощи и фрукты, охлаждённое мясо и птица, все дорогостоящие продукты, продукты из спецзаказов на банкеты, хлеб и хлебобулочные изделия, кондитерские изделия, а также продукты со сроком хранения менее 24 часов. Важно, чтобы график приёмки товара совпадал со сменами начальника кухни. Чтобы облегчить работу шеф-повара, можно делегировать приёмку товара старшим поварам. Разумеется, их следует предварительно обучить данной процедуре, а также подготовить памятки и разместить их в зоне приёмки.

Выбирайте поставщиков, которые будут готовы оперативно доставить в заведение любые продукты в любом количестве, так как для ресторана недопустима ситуация, когда какое-либо блюдо не может быть приготовлено из-за отсутствия необходимых ингредиентов. Убедитесь в том, что у ваших поставщиков идеально настроена логистика. Не стесняйтесь расставаться с компаниями, которые не могут выполнять свои обязательства перед рестораном.