Как сократить расходы ресторана

Для предпринимателей естественно думать об увеличении прибыли. Рестораторы — не исключение. Учитывая сложную экономическую ситуацию, просто поднять цены на позиции меню или уменьшить порции — не выход. Заведение рискует потерять постоянных гостей, а подросшая маржа блюд не способна компенсировать количество заказов.

Если думать о долгосрочной перспективе, гораздо выгоднее будет сократить расходы. Ресторан будет затрачивать меньше ресурсов на приготовление блюд по прежней цене, увеличит маржинальнось и не отпугнёт клиентов. Сегодня поговорим о том, как сократить расходы максимально безболезненно для ресторана.

Любая операция в ресторанном бизнесе завязана на соотношении расходов и прибыли. Одного неверного шага достаточно, чтобы снизить доходы до нуля. Поэтому так важно постоянно подсчитывать, прогнозировать и планировать денежные потоки, отслеживать финансовые показатели, вести учёт и разбираться в терминах — это часть работы управляющего.

Запуск ресторана подразумевает ведение контроля и учёта расходов. Статьи расходов зависят от концепции, а их грамотный учёт способен сделать заведение успешным и прибыльным. Неправильно планируя затраты, можно терпеть убытки до тех пор, пока не придётся закрыть ресторан.

При организации учёта расходов примите во внимание следующие пункты:

1. Планирование и прогнозирование. Составьте бюджет на ближайший год, разбейте его на сезоны. Подготовьте план действий для каждого сезона и придерживайтесь стратегии для достижения запланированных результатов.
2. Ответственные лица. Управляющий должен отслеживать денежный оборот, не допускать кассового разрыва, вместе с собственником бизнеса разрабатывать и внедрять стратегию развития предприятия.
3. Ведение отчётности. Программа автоматизации помогает управлять работой ресторана, оптимизируя все её процессы.

Какие отчёты следует вести на постоянной основе?

1. Отчёт движения денежных средств. Обязательный инструмент, помогающий определять, на что расходуются средства, правильно ли они применяются.
2. Балансовый отчёт. Показывает финансовую жизнеспособность заведения: активы и привлечённые средства на каждый отдельный период. По балансовому отчёту не смотрят показатели прибыли и убытков.
3. Отчёт о прибыли и убытках. Показывает статьи расходов ресторана, даёт понимание о том, насколько заведение прибыльное или убыточное.

Расходы ресторана бывают постоянными и переменными. К постоянным расходам относятся те, что существуют, даже если заведение не работает:

1. Аренда помещения. Стоимость аренды — затратная статья расходов, составляющая 10−20% от выручки.
2. Зарплата персонала. Относится к операционным расходам, отнимает 15−20% выручки. Количество сотрудников определяется форматом заведения. В маленьком ресторане может работать до десяти человек, в большом — от тридцати и более.
3. Закупка продуктов. На эту статью уходит 30−35% от выручки. Рестораторы постоянно пытаются сократить расходы на закупку, но если делать это неправильно, страдает прибыль.
4. Ремонт помещения. Качественный и стильный ремонт способствует созданию уютной атмосферы и повышает лояльность гостей. За счёт грамотной планировки можно создать больше посадочных мест. Косметический или капитальный ремонт — то, от чего ресторатор не может отмахнуться, если хочет, чтобы внутреннее пространство заведения соответствовало его концепции.
5. Покупка оборудования. Если ресторан запускается с нуля, его обеспечивают всем, что необходимо для бесперебойной работы. После запуска заведения оборудование переходит в категорию переменных затрат, так как профессиональная техника способна служить много лет, если правильно её содержать и вовремя ремонтировать.
6. Налоги. Бухгалтерский учёт в сфере общественного питания — трудоёмкая работа, требующая внимательного подхода, так как никому не хочется платить штрафы.

Свои расходы можно спрогнозировать. Например, в отопительный сезон коммунальные расходы выше, то есть проведение ремонтных работ в этот период спровоцирует нехватку оборотных средств — будут задержки оплаты поставщикам и зарплаты сотрудникам.

Переменные расходы — это те, что на 100% зависят от выручки и меняются в соответствии с колебаниями объёма товарооборота. К ним относятся:

1. Food cost. Отношение себестоимости продуктов к отпускной цене. С помощью этой величины контролируют себестоимость каждого блюда. Если рассчитать food cost на блюдо и наценку правильно, от этого будет зависеть прибыль ресторана. Food cost — ключевая статья издержек (20−25%), поэтому работать с ним нужно постоянно, если вы не хотите увеличить затраты на продукты.
2. Доставка продуктов. Обычно её стоимость входит в стоимость заказа. Если заказ нужно транспортировать дальше определённой зоны, доставка будет вписана в коммерческие расходы заведения.
3. Хранение и упаковка продуктов. Для экономии денег нужно договориться с поставщиком тары о постоянном сотрудничестве по фиксированной цене.
4. Коммунальные платежи. Здесь не обойтись без аудита инженерных систем, установки датчиков экономии, счётчиков и т. д. Современное эргономичное оборудование позволяет снизить затраты на коммунальные услуги.
5. Реклама. Бонусы и подарки для клиентов, приглашение профессиональных фотографов, продвижение в социальных сетях и поисковых системах нужно изначально заложить в структуру расходов ресторана.
6. Списание продуктов. Избежать этого невозможно, но на кухне следует ввести правило маркировки со сроком хранения. А ещё нужно вовремя использовать продукты, у которых подходит срок.

Оптимизация не только того, что бросается в глаза. Ресторатор должен быть перфекционистом в вопросах затрат. Иногда анализ малого позволяет зацепить большее. Не ищите серьёзный потенциал денежной экономии в малых по объёму затратах. Через контроль и анализ малых затрат можно обнаружить важную информацию, в том числе и в отношении организации всего бизнеса. Например, изучая затраты на обслуживание систем жизнеобеспечения (кондиционирование, вентиляция, уборка территории, чистка канализации, вывоз мусора), можно обнаружить, что пора изменить условия договора со сторонними организациями, которые помогают ресторану справляться с этими задачами. Быть может, будет гораздо эффективнее и экономичнее взять выполнение тех или иных задач на себя.

Планирование бюджета. Рассчитанный до копейки бюджет не защитит от внезапных расходов, но поможет принимать взвешенные управленческие решения, соответствующие заданным лимитам трат заведения. При планировании бюджета:

1. Очертите отчётный период (как правило, это год).
2. Соберите данные. Включите в бюджет постоянные и переменные затраты.
3. Установите целевые показатели. Постарайтесь предсказать будущие доходы и расходы. В этом вам помогут данные из прошлого. Проанализируйте финансы за предыдущий год. Выявив тенденции и аномалии, которые связаны с сезоном, внесением изменений в меню и внедрением специальных предложений.
4. Обратите внимание на конкурентов. Как на вас могут повлиять новые заведения, открытые поблизости, их акции и маркетинговые мероприятия.
5. Изучите экономические тренды. Выросли цены поставщиков? По каким категориям продуктов? Как это повлияло на средний чек?
6. Найдите пути увеличения прибыли. Можно убрать из меню непопулярные позиции, сменить поставщиков, заменить кассиров киосками самообслуживания и т. д.

Увеличение оборачиваемости столов. Чтобы оптимизировать расходы ресторана и увеличить объёмы выручки, нужно обслуживать больше гостей. Чтобы быстрее выдавать блюда, нужно сделать больше заготовок и сократить меню, оставив только популярные позиции. Клиенты больше не будут долго листать меню и решать, что же им заказать. К тому же в гостевом зале можно более рационально расставить столики, чтобы увеличить количество посадочных мест. А персонал должен быть обученным и знающим меню на зубок, чтобы рассказывать клиентам об истории создания и составе блюд.

Локальные продукты. Разработайте меню с акцентом на сезонные продукты — это модно, вкусно и обходится дешевле. Не просто используйте в блюдах фермерские продукты, но и рассказывайте об этом посетителям, добавляйте соответствующую информацию в меню, на сайт, в мобильное приложение. Это вызовет больше доверия, чем утверждение «мы сотрудничаем с местными фермерами».

Штатное питание. Перед шеф-поваром нужно поставить задачу разработать меню для команды на месяц с учётом продуктов из текущей номенклатуры товаров. Меню составляется в соответствии с потребностями организма взрослого человека, ведущего активный образ жизни. В нём обязательно должно быть первое блюдо, горячее, салат, чай или кофе. Примите во внимание режим работы заведения и проанализируйте, сколько раз в день нужно кормить сотрудников. Составьте калькуляционные карты, рассчитайте себестоимость, утвердите количество человек и получите примерный бюджет. Добавьте к этой цифре 20−30% на случай, если кухня списывает из меню для гостей продукты на питание работников. Все цифры выводите в процент от товарооборота, чтобы было легче ими управлять. Процент может меняться, так как в ресторанном бизнесе рассчитать всё до грамма практически невозможно.

Регулярная инвентаризация. Чтобы получить актуальное представление о том, что и в каких количествах хранится на вашем складе, нужно регулярно проводить инвентаризацию. Эта процедура при условии её грамотного проведения помогает исключить затоваренность, недостачи, излишки и пересортицу. Как правило, рестораны проводят инвентаризацию основных средств раз в год или при смене ответственных сотрудников, а продукты и полуфабрикаты нужно проверять каждый месяц.

Дополнительные продажи. Цель допродаж — увеличение выручки ресторана и снижение его капитальных затрат. В этом отношении важно, чтобы официанты и бармены знали меню и винную карту, могли порекомендовать гостям блюда и напитки, хорошо гармонирующие с основным заказом. Например, официант может предложить клиенту, который любит острое, добавить в блюдо халапеньо, а бармен — двойную порцию основы коктейля. Советуя гостям высокомаржинальные позиции и дополняющие друг друга блюда, можно увеличить выручку на 10−30% без крупных инвестиций в бизнес.

Электроэнергия. Современные энергосберегающие технологии и практика отключения неиспользуемого оборудования не только снижают месячный счёт за свет, но и делают бизнес экологичнее. С чего начать?

1. В служебных помещениях и санузлах нужно установить сенсоры движения, которые автоматически включают и отключают свет.
2. В нерабочее время телевизоры и подсветка в гостевом зале работать не должны.
3. Стоит вложиться с современное оборудование с режимами энергосбережения. Его изначальная стоимость высока, но она отбивается в короткие сроки меньшими счетами за электроэнергию.
4. Можно установить умные термометры, автоматически регулирующие температуру в помещениях.
5. Отличный вариант экономии — использование светодиодных ламп, позволяющих сократить потребление электричества.

Персонал. Экономить на сотрудниках мы не рекомендуем, так как снижение заработных плат приведёт к потере хороших кадров и снижению мотивации тех, кто пока решил остаться. Но если соблюдать описанные ниже принципы, можно будет тратить на персонал меньше денег в долгосрочной перспективе и без ущерба качеству:

1. Принимайте на работу тех, кто имеет соответствующую квалификацию и разделяет ваши ценности. У сплочённой команды гораздо больше шансов на достижение успеха.
2. Предложите сотрудникам гибкий график. Многие работники заведений общественного питания на начальных должностях совмещают работу и учёбу. Для них большое значение имеет возможность трудиться не с 9 до 17 часов. Привлекайте молодых и перспективных людей, используя это преимущество вашего бизнеса. При составлении графика работы учитывайте прошлые показатели загрузки заведения в зависимости от дней недели и времени суток, а также информацию о будущих резервах и даже прогноз погоды.
3. Поощряйте сотрудников, которые показывают лучшие результаты. В атмосфере здоровой конкуренции вся команда получает мотивацию прилагать больше усилий. Узнайте, кто из официантов имеет самый высокий средний чек, кто обслуживает за смену больше столов — эти данные легко анализировать с помощью системы автоматизации.
4. Разработайте прозрачную систему карьерного роста. Сотрудники заведений общественного питания практически всегда ищут, где можно заработать больше. Особенно в условиях кризиса, роста цен, инфляции, появления новых расходов. Пусть лучшей опцией станет не уход к конкурентам, а повышение оклада через новую должность в вашем бизнесе.

Количество отходов. Чтобы не приходилось избавляться от большого количества просроченных продуктов, получая меньше денег, нужно разработать такое меню, в котором ингредиенты в блюдах максимально пересекаются. Используете свежую клубнику для оформления десертов? Добавляйте её в каши, сырники и другие завтраки, а самые неказистые ягоды — в смузи. Проведите ABC-анализ, чтобы разобраться, какие продукты применяются в наибольшем количестве блюд, а какие можно больше не закупать и сэкономить на этом. А методика First In, First Out поможет уяснить, что первыми нужно использовать продукты из более ранних закупок.

Технологические карты. Вместе с шеф-поваром, технологом и бухгалтером-товароведом разберите технологические карты блюд:

1. Пройдитесь по всем полуфабрикатам. Обязательно учтите все потери при обработке (чистка, уварка, ужарка), так как эти показатели напрямую влияют на издержки.
2. Привяжите закладку не к одному килограмму, а к среднему расходу.
3. Обозначьте дату изменений. Время года определяет выбор и количество отходов, поэтому необходимо проверять техкарты хотя бы один раз в квартал.
4. Изучите калькуляционные карты готовых блюд. Нужно учесть переменные издержки ресторана, в том числе декор, потери во время сервировки и т. д.
5. Когда утвердите калькуляционные карты, заполните «Номенклатуру товаров с торговыми марками и входящими ценами». Это особенно важно для крупных ресторанов с несколькими подразделениями и отдельным менеджментом, самостоятельно заказывающим продукцию.
6. Установите допустимый диапазон отклонений от нормы. Среднюю стоимость нужно заложить в себестоимость и проанализировать её показатели и отклонения с помощью системы учёта за любой временной промежуток.
7. Посчитайте food cost.
8. Начните планировать продажи.
9. Анализируйте и утверждайте общие издержки.

Контроль выполнения бюджета. Можно сколько угодно снижать затраты, но если в компании не работает система бюджетного контроля, это бесполезно. Вы не заметите результатов, пока планируете корректировки бюджета, если не умеете «жить в бюджете». Механизм бюджетного контроля подразумевает наличие системы центров финансовой ответственности, отвечающих за формирование и расходование средств, а также системы документооборота в части заявок на платежи. Пока руководитель центра финансовой ответственности не подпишет платёж и не забюджетирует его, ни о каких расходах речь идти не может.

Эффективные траты. Уменьшение затрат — это одно, а умение управлять ими — совсем другое. Затраты нужно нормировать, анализировать прошлые успехи и рассчитывать в процентах средние затраты от выручки. Поставьте перед собой цель добиться меньшего процента (чем в данный момент) или абсолютной величины. Это и станет нормой по статье затрат, с которой можно начать оптимизацию.

Нормируйте складские запасы, думайте о ликвидности, то есть о временном периоде, на который запасены товары и имущество. Разделите складские запасы на группы по назначению (продукты, напитки, хозяйственные средства, кухонный инвентарь, барный инвентарь и т. д.). Сделайте расчёт для каждой группы и оцените эффективность запаса по потребности для приготовления еды, по праздничным дням, по договорённости с поставщиками, а также по срокам годности. Исходя из всего этого, рассчитайте норму и сравните её с реальными результатами. Как правило, рестораторы отмечают избыток запасов.

Ликвидность складских товаров сравнивают с отсрочкой платежа, получаемой от поставщиков. Это сразу показывает неэффективные зоны. У вас неприятности, если товара на хранении больше, чем вам по нему предоставляют отсрочку.

Пришлось сокращать затраты? Создайте яркую привлекательную идею, которая будет стоять за каждым уменьшением расходов. Например, уменьшение расходов на бамбуковые палочки можно объяснить гостям заботой о пандах в бамбуковых лесах Китая.

Аренда. Если чувствуете необходимость в этом, обсудите с собственником помещения под ресторан возможность получения скидки в текущем периоде или переноса арендной платы. Стесняться тут нечего, особенно если речь идёт о сохранении бизнеса. Существует множество примеров экономии на аренде, включая арендные каникулы, рассрочку платежа, отсрочку платежа или снижение ставки. Арендодатели встречают подобные предложения без энтузиазма, но, как правило, готовы рассмотреть разные варианты, так как расторжение договора с арендатором — это всегда некоторые потери.

Маркетинг. Пересчитайте расходы на рекламу и продвижение. Многие рестораторы не жалеют сил и материальных средств на привлечение новых клиентов. Понятно, что у маркетинга должен быть солидный бюджет, но главное — распорядиться им правильно. Не начинайте рекламную кампанию, если не уверены в её результатах.

Нужно каждый раз считать, сколько вы тратите на конкретную активность, сколько клиентов она приводит, что они приобретают в заведении. Активность окупилась? Посетители оставили свои контакты в базе? Привели своих друзей? Кстати, клиентскую базу нужно вести в обязательном порядке, чтобы не тратить лишние средства на оповещение тех, кто не заинтересован в ваших предложениях.

Если вы занимаетесь доставкой готовых блюд и продуктов самостоятельно или через агрегаторы, пишите свои контакты на упаковке, дарите бонусные баллы и промокоды на второй заказ. Сокращайте печатную продукцию, полностью переходите в интернет, ведите социальные сети, проводите акции и конкурсы.

И, наконец, в качестве выводов рекомендуем вам не просто рассуждать, а решать и делать. Рассчитывайте экономику своего бизнеса, анализируйте цифры, но не останавливайтесь на простых обсуждениях проблемы. Если вас что-то не устраивает в ваших финансах, принимайтесь за работу. Пусть у вас будет отдельный план по оптимизации затрат или увеличению гостевого потока. Главное — предпринимать действия и стремиться к достижению поставленных результатов.